مدیریت پروژه

مدیریت دانش در پروژه‌ها چیست و چگونه می‌توان آن را به کار بست؟

مدیریت دانش فرایندی است که به سازمان‌ها در شناسایی، گزینش، سازماندهی، انتشار (توزیع) و انتقال اطلاعات و تخصص‌های مهم که بخشی از حافظه سازمانی هستند و غالبا به صورت ساختار نیافته در سازمان وجود دارند کمک می‌کند. ساختار دهی به دانش موجب بهبود موثر و کارایی حل مساله، یادگیری پویا، برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم گیری اثر بخش می‌شود. مدیریت دانش بر شناسایی دانش، شرح و ساخت دهی و افزایش ارزش آن از طریق استفاده مجدد، تمرکز می‌کند.

برای دریافت خلاصه متره، لیست قیمت مصالح و برآورد هزینه ها به تفکیک به متری چند مراجعه کنید

مدیریت دانش در حال حاضر چگونه است؟

پیشرفت‌هایی که در پردازش داده‌ها و تکنولوژی‌های شبکه به وجود آمده ، دسترسی به داده‌ها و اطلاعات را از طریق اینترنت در هر زمان و هر مکان در جهان سهولت بخشیده است. افزایش تقاضاهای بازار برای کاهش زمان ورود محصول به بازار ، انعطاف‌پذیری بیشتر و کیفیت بالاتر در پایین‌ترین هزینه همگی نقش مهمی را در ایجاد مباحث جدید در مورد مدیریت دانش داشته اند. امروزه رقابت پذیری شرکت‌ها به میزان کمتری بر عوامل سنتی (سرمایه، زمین، نیروی کار) استوار است و دانش جایگزین این عوامل قدیمی  شده است. بنابراین دانش نه فقط یک منبع مزیت رقابتی خواهد شد بلکه در واقع تنها منبع آن می‌گردد. بسیاری از شرکت‌های بزرگ در آمریکا و اروپا، مستندات و پوزیشن‌های سازمانی را با نام‌هایی مانند، مدیر عالی دانش، مدیر یادگیری سازمان، و در موارد اندکی، معاون سرمایه فکری ایجاد کردند.

تبادل اطلاعات و اشتراک گذاری ایده ها

تکنولوژی چه تاثیری بر مدیریت دانش گذاشته است؟

در مدیریت دانش، استفاده از امکانات فناوری اطلاعات، روش‌ها و برنامه‌های کاربردی جدید (مانند گروه افزار، پایگاه داده‌های برخط، اینترانت و غیره…) را تسهیل می‌کند. این ابزارها به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که کالاها و خدمات خود را با کیفیت بهتری ارائه کنند و بنابراین به مزیت رقابتی و منفعت دست یابند. هنگامی که منابع دانش یک سازمان مورد بهره برداری قرار می‌گیرد، سازمان شاهد ارتقا و افزایش پویایی و ارزش موجود در کسب و کار می‌شود. مدیریت دانش موجب ایجاد مزیت رقابتی در سه بعد می‌شود که شامل کاهش هزینه‌های عملیاتی، کاهش زمان آماده سازی محصول و ارائه خدمات و ایجاد تمایز در محصول هستند.

کاهش هزینه های عملیاتی

مدیریت دانش هزینه‌های عملیاتی یک سازمان را کاهش می‌دهد و موجب ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان از طریق افزایش عمده در کیفیت محصول می‌گردد.

کاهش زمان آماده سازی محصول  (تکمیل پروژه) و ارائه خدمات

کاهش زمان صرف شده برای ورود محصول به بازار و یا تکمیل پروژه از طریق تحلیل موقعیت‌های کنونی و به کارگیری دانش پیشین در حل مساله برای موقعیت‌های فعلی

ایجاد تمایز در محصول (پروژه )

مدیریت دانش می‌تواند به عنوان عنصر مرکزی در نوآوری و بهبود محصول و فرآیند تصمیم گیری مدیران و تطبیق پذیری و تجدید حیات سازمانی در نظر گرفته شود.

ایجاد انگیزه و رقابت سالم بین کارکنان

چرا دانش و مدیریت آن مهم است؟

دانش به عنوان صورتی از سرمایه باید قابل انتقال بین افراد در سازمان باشد و باید توانایی رشد داشته باشد. دانش می‌تواند در چگونگی حل مساله یاری رسان برتر باشد و در نتیجه مدیریت دانش می‌تواند یادگیری سازمانی ارتقاء و  بهبود بخشد که خود در نهایت منجربه ایجاد دانش بیشتر می‌گردد.

با افزایش میزان اطلاعاتی که افراد در سازمان‌ها دریافت می‌کنند، راه‌های جدید مدیریت اطلاعات، مورد نیاز واقع می‌شوند. افراد نیاز دارند تا بطور اثربخش، مجموعه بزرگی از اطلاعات و دانش مربوط به این مجموعه اطلاعات را مدیریت کنند و هم این مجموعه اطلاعات و دانش را با دیگران در یک محیط مبتنی بر همکاری، به اشتراک بگذارند.

مطالب مرتبط: چرا تهیه ساختار شکست (WBS) در برنامه ریزی پروژه اهمیت دارد؟

اهداف مدیریت دانش

  • ایجاد شرایطی که افراد بتوانند با تمرکز روی دانشی با کیفیت بالا کار کنند.
  • ایجاد نگرش‌ها و رفتارهای کاری در افراد، بگونه‌ای که سطح جدیدی از همکاری یعنی به اشتراک گذاری ایده‌ها، اطلاعات و دانش خودکار را در پشتیبانی از نیاز آن کسب و کار، بوجود آورد.
  • مدیریت دانش پارادایم ارزشی کارکنان از “اطلاعات من، قدرت است” به “به اشتراک گذاری، قدرت است” تغییر می‌دهد.
  • مدیریت دانش در مورد تغییر فرهنگی در مقیاس بزرگ، سیستم‌های انگیزشی و معیارهای عملکرد جدید، و یادگیری و آموزش است.
  • هدف مدیریت دانش می‌تواند صرفه جویی در هزینه‌ها، افزایش ظرفیت سازمانی، خدمات بهتر به مشتری، و کاهش زمان چرخه باشد.
  • مرتب کردن، هماهنگ کردن و سازماندهی محیطی که در آن، افراد برای بکارگیری، ایجاد به اشتراک گذاری، ترکیب و یکی کردن دانش، دعوت می‌شوند. این کارکرد دانش نیز منجر به نوآوری در سازمان می‌شود. بدین ترتیب، مدیرت دانش به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا فرصت‌های مهمی را که می‌تواند منجر به نوآوری‌هایی در محصولات، خدمات، فرایندها و کانال‌های توزیع می‌شود را درک کنند.
  • مدیریت دانش همچنین از طریق فراهم کردن دانش بعنوان پایه نوآوری و ایجاد قابلیت‌های جدید سازمانی می‌تواند کمک کننده باشد.

ایجاد انگیزه و رسیدن به اهداف بالا در مدیریت دانش

مراحل انجام پروژه کدام‌اند؟

مرحله اول؛ آماده سازی سازمان

برگزاری سمینار معرفی نقشه راه نظام‌های مدیریت دانش

برگزاری کارگاه‌های تخصصی در واحدهای مختلف سازمانی به‌منظور درک بهتر مدیران و کارشناسان آن واحدها نسبت به اثربخشی بکارگیری مدیریت دانش در واحدها مذکور

طراحی دیکشنری مدیریت دانش برای سازمان به‌منظور آشنایی بیشتر با اصطلاحات تخصصی

راه اندازی مجله دانش در سازمان

بررسی نظام مدیریت مستندات بعنوان پایه و ستون استقرار مدیریت دانش و ارائه راهکارهای بهبود

مرحله دوم؛ شناسایی نیازمندی‌های مرتبط با فرایند ایجاد دانش (نقشه دانش)

شناسایی نقشه‌های دانشی و مهارت‌های مرتبط با آن‌ها

شناسایی فعالیت‌های مرتبط با نقشه‌های دانشی

دسته بندی فعالیت‌های دانشی

تعیین و شناسایی انواع دانش مرتبط با هر مهارت

مرحله سوم؛ شناسایی نیازمندی‌های مرتبط با فرایند ثبت دانش

تجربه‌ها و درس‌های آموخته شده برای هر نقش و فعالیت (فرایند، مرحله، پروژه)

روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌های انجام کار برای هر نقش و فعالیت

خطاها و دوباره کاری‌ها برای هر فعالیت

پیشنهادها، انتقادات و نظرات برای هر نقش و فعالیت

مستندات مرتبط با هر فعالیت

اطلاعات مالی، زمانی، منابع انسانی برای هر فعالیت

مرحله چهارم؛ شناسایی نیازمندی‌های مرتبط با فرایند انتقال دانش

نیازمندی به انتقال و اشتراک دانش

تعیین ابزار و روش انتقال دانش

مرحله پنجم؛ شناسایی نیازمندی‌های مرتبط با فرایند بکارگیری دانش(تحلیل‌های دانشی)

شناسایی راهکارهای مناسب برای فعالیت‌های جدید

برآوردهای مدیریتی (زمانی، منابع انسانی و…) برای فعالیت‌های جدید

مدیریت ریسک

تعیین ارزش دانشی افراد

برنامه ریزی منابع انسانی و آموزش

مرحله ششم؛ شناسایی نیازمندی‌های مرتبط با ارزیابی عملکرد کارکنان در مدیریت دانش

نیازمندی‌های طراحی سیستم ارزیابی عملکرد

نیازمندی‌های اجرای ارزیابی عملکرد

نیازمندی‌های بهبود عملکرد

مدیریت دانش تجربه، اشتراک گذاری، انگیزه، ایده، اجرا، هدف، تکنولوژی

مرحله هفتم؛ شناسایی نیازمندی‌های مرتبط با فرایند آموزش بر اساس مدیریت دانش

شناسایی نیازمندی‌های سازمان شامل :

  1. شناسایی مهارت‌های موجود به ازای هر نقش
  2. جمع آوری نظرات و پیشنهادهای کارکنان
  3. بررسی اهداف و برنامه‌های توسعه‌ای سازمان
  4. شناسایی مهارت‌های مورد نیاز به ازای هر نقش

شناسایی الزامات برنامه ریزی آموزشی شامل :

  1. سنجش و اندازه گیری آموزش
  2. شناسایی منابع مورد نیاز (اعم از منابع انسانی، تجهیزات ….)
  3. تهیه برنامه زمانبندی
  4. تدوین برنامه عملیاتی (تخصیص منابع به دوره ها و …..)
  5. هماهنگی و ارتباط با مجتمع‌ها و مراکز مؤسسات برای اعزام کارکنان به دوره‌های آموزشی مورد نیاز
  6. تعیین بودجه آموزشی
  7. شناسایی شاخصه‌ای کلیدی عملکردی و معیار های اثر بخشی و کارایی دوره‌های آموزش (KPI)
  8. شناسایی و تعیین روش‌های تقویت، پاداش، قدردانی (روش‌های ایجاد انگیزش)

مرحله هشتم؛ تدوین طرح پیشنهادی برای پیاده سازی سیستم مدیریت دانش

طراحی مفهومی سیستم مدیریت دانش که شامل زیر سیستم‌های زیر است.

  1. سیستم پایگاه دانش
  2. سیستم ارزیابی عملکرد
  3. سیستم آموزش

شناسایی و تعیین الزامات فنی پیاده سازی سیستم مدیریت دانش

تعیین مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت دانش

شناسایی نیازمندیهای آموزشی پیاده سازی سیستم مدیریت دانش

زمانبندی و برآورد هزینه ای پیاده سازی سیستم مدیریت دانش

مطالب مرتبط: چرا باید پروژه شما برنامه زمانبندی داشته باشد؟

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 0 میانگین: 0]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا