تهیه ساختار شکست کار (WBS (Work Breakdown Structure در برنامه‌ریزی پروژه های ساختمانی بسیار مهم است زیرا ساختار شکست پروژه را می‌توان به منزله یک فونداسیون در برنامه یک پروژه دانست که اگر به روش صحیح تهیه نگردد، برنامه‌ریزی، کنترل و تحلیل پروژه را با اشکالاتی مواجه می‌سازد. در ادامه به معرفی مفاهیم کلی این مبحث و اینکه ساختار شکست کار چیست می‌پردازیم، با متری چند همراه باشید.
ساختار شکست چیست؟
ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه روشی برای تکمیل یک پروژه پیچیده و چند مرحله‌ای است. این ساختار راهی برای تقسیم و بر عهده گرفتن پروژه‌های بزرگ برای انجام سریع‌تر و کارآمدتر کارها است. هدف از تهیه این ساختار این است که یک پروژه را مدیریت کنیم. تجزیه یک پروژه به قطعات کوچک‌تر بدین معناست که کارها می‌توانند به‌طور هم‌زمان توسط اعضای تیم های مختلف انجام شوند که منجر به بهره‌وری بهتر تیم و مدیریت آسان‌تر پروژه می‌شود.
ساختار شکست کار (WBS) ساختاری بصری، سلسله مراتبی و تحویل گرا از یک پروژه است. این مورد یک نمودار مفید برای مدیران پروژه است زیرا به آن‌ها امکان می‌دهد از آخرین روند پروژه یک کار دید داشته و کلیه فعالیت‌های لازم برای دستیابی به یک پروژه موفق را شناسایی کنند.
تمام مراحل یک پروژه در نمودار این ساختار مشخص شده است، که آن را به ابزاری اساسی برای مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی تبدیل می‌کند. کارهای تحویلی نهایی در بالای سطوح زیر بخش پروژه قرار می‌گیرند تا مراحل، تحویل شدنی‌ها و وظایفی را که برای تکمیل پروژه لازم است، نشان دهند.
مزایای تهیه ساختار شکست کار
مدیران پروژه برای ایجاد و اجرای قواعد ساختار شکست کار از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. هنگامی که همراه با نمودار گانت که شامل گام‌های سلسله مراتبی است استفاده می‌شود، نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه مؤثر باشد. مزایای تهیه ساختار شکست به قرار زیر هستند.
- محدوده عملکرد یا اسکوپ پروژه به‌طور کامل نمایش داده می‌شود.
- هدف پروژه تعریف شده است.
- شفافیت برای همه شرکت کنندگان در پروژه، به عنوان مثال ذینفعان آن حاصل می‌شود.
- اساس برنامه‌ریزی به صورت بصری ترسیم می‌شود.
- همه وظایف با افراد مرتبط آن‌ها تعیین می‌شود.
- بنیادی برای محاسبه میزان مصرف منابع و هزینه‌های پروژه ایجاد می‌شود.
- کار گروهی آسان‌تر می‌شود زیرا وظایف می‌توانند دقیقاً تخصیص داده و ویرایش شوند.
- ریسک‌ها را می‌توان شناسایی کرد.
- نیاز به ارتباطات را می‌توان تعیین کرد.
سطوح ساختار شکست در یک پروژه شامل چه بخش‌هایی می‌شود؟
سطوح ساختار شکست معمولاً به صورت لایه لایه یا طبقه طبقه از بالا یا از گسترده‌ترین لایه به کوچک‌ترین لایه تقسیم می‌شوند که در زیر به آن‌ها اشاره شده است.
لایه اول؛ کل پروژه (در ساختار روبرو احداث مجموعه ورزشی لایه اول محسوب می‌شود).
لایه دوم؛ زیر پروژه‌ها (معمولاً در پروژه‌های بزرگ این لایه دیده می‌شود. به عنوان مثال اجرای هر بلوک از یک پروژه مجتمع‌های مسکونی یک زیر پروژه محسوب می‌شود).
لایه سوم؛ فعالیت‌های مادر (در ساختار روبرو محوطه سازی و احداث ساختمان هر کدام یک فعالیت مادر محسوب می‌شود).
لایه چهارم؛ بسته‌های کاری (در پروژه‌های بزرگ بسته‌های کاری بخش اصلی مدیریت پروژه را شکل می‌دهند این بدان معنی است که در پروژه هرکدام از مسئولان و مهندسان یک بسته کاری را مدیریت می‌کنند، به عنوان مثال مانند مهندس نقسه بردار، مهندس نقشه کش، مهندس ناظر، پیمانکار و …
لایه پنجم: فعالیت‌ها (که آخرین جزء یک ساختار شکست هستند و کار اصلی در روز آن‌ها انجام می‌شود).
عناصر ساختار شکست کار یا پروژه، چشم اندازی روشن از محصول نهایی پروژه و فرآیند کلی تولید آن را پیش روی ذینفعان پروژه قرار می‌دهد. از مزایای این ساختار می‌توان به مواردی از جمله تعیین محدوده پروژه، به صورت سسله مراتبی، قابل کنترل و بسته‌های کاری قابل تعریف تقسیم بندی، اشاره کرد. سطوح بالایی ساختار شکست کار منعکس کننده قلمروهای کاری مربوط به اقلام قابل تحویل اصلی پروژه هستند. عناصر پایین‌تر ساختار شکست کار ، بر روی هزینه و تهیه زمانبندی پروژه تمرکز دارند.
مراحلی که در تدوین ساختار شکست باید رعایت شوند کدامند؟
گام اول
در گام یا مرحله اول، محصول یا محصولات نهایی پروژه مشخص می‌شوند؛ به عبارتی باید مشخص شود چه کالا یا خدماتی باید تحویل ذینفعان و مالکان شود تا پروژه به موفقیت برسد.
گام دوم
در گام دوم، اقلام قابل تحویل اصلی پروژه مشخص می‌شود. به عنوان مثال در یک پروژه ساختمانی طراحی، سازه، نازک کاری و … از اقلامی هستند که باید به مجریان تحویل داده شوند.
گام سوم
در این مرحله گروه‌ها و بسته‌های کاری اصلی پروژه تعریف می‌شوند. برای مثال در یک پروژه ساختمانی گروه سفید کاری، اسکلت بندی، ساخت نما و … باید تعیین شوند. به زبان ساده باید با گروه‌های ساخت و ساز جهت بستن قرارداد صحبت شود و گروه مورد نظر انتخاب شود.
گام چهارم
در گام آخر، فعالیت‌های هر گروه کاری که در مرحله قبل تعیین شده بودند، باید تدوین شوند و قرارداد کاری بسته شود. به عنوان مثال سفیدکاری دیوارهای طبقه اول، دوم و …
ساختار شکست هزینه (CBS) چیست؟
ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure) همان ساختار شکست کار (WBS) است که در آن میزان هزینه هر یک از آیتم‌های موجود در کار تعیین شده است. جهت برآورد هزینه‌ها در پروژه باید حجم کارها و برآورد آن انجام شود. دقت در تهیه این ساختار بر سود و زیان و تعیین قیمت تمام شده پروژه بسیار تاثیر گذار است لذا استفاده از تجارب پروژه‌های پیشین می‌تواند کمک بسزایی در تهیه ساختار شکست هزینه نماید. در شکل زیر نمونه یک CBS ساختمانی در لایه فعالیت‌های مادر ارائه شده است.
قواعد تهیه ساختار شکست
- در یک ساختار شکست هزینه صحیح باید مراکز هزینه تعریف شده در واحد مالی و حسابداری یکسان باشد.
- برای مفهوم و درک بهتر این ساختار باید از یک سیستم کد گذاری شده استفاده شود.
- گروه‌های کاری تحویل شدنی و هزینه انجام آن‌ها باید کاملا مشخص شود.
- کلیه کارهای موجود در ساختار شکست هزینه باید برآورد، زمانبندی، بودجه بندی و کنترل شوند.
- بهتر است در پروژه‌های بزرگ برای هر گروه از آیتم‌های تحویل شدنی، یک مسئول انتخاب شود تا در انجام آن نظارت کافی وجود داشته باشد.
- استفاده از تجارب پروژه‌های گذشته کمک بسزایی در برنامه‌ریزی پروژه می‌نماید.
چگونگی استفاده از ساختار شکست
ساختار شکست کار برای موارد مختلفی به کار برده می‌شود. اساس این کار به عنوان یک ابزار برنامه‌ریزی برای کمک به تیم پروژه در کار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، تعریف و سازمان‌دهی اسکوپ کار بر مبنای محصولات قابل ارائه است. به علاوه، این ساختار به عنوان منبع اصلی برنامه‌ها و فعالیت‌های تخمین هزینه استفاده می‌شود. با این همه، بزرگ‌ترین کاربرد آن در یک پروژه استفاده به عنوان شرح همه کارها به عنوان یک ابزار نظارتی و کنترلی است.
بسته‌های کاری
شکل زیر ساختار شکست کار یک پروژه لوله‌کشی گاز را نشان می‌دهد که به سطوح 1، 2 و 3 تقسیم یافته است. پایین‌ترین سطح این ساختار بسته‌های کاری نامیده می‌شود. بسته‌های کاری اطلاعات مربوط به اقلام قابل تحویل را شامل می‌شوند. هر یک از این اطلاعات در فرهنگ لغت یا دیکشنری WBS شرح داده شده است.
بسته‌های برنامه‌ریزی
نوع دیگری از بسته‌های کاری وجود دارد که به آن‌ها بسته‌های برنامه‌ریزی می‌گویند. هنگامی که برنامه مدیریت پروژه تصویب می‌شود، محدوده یا اسکوپ مشخص خواهد شد البته این محدوده لزوماً شامل تمام جزئیات نمی‌شود. به منظور اعمال صد در صدی و پوشش کامل اسکوپ پروژه، بسته‌های برنامه‌ریزی ایجاد می‌شوند. این قابل درک است که با تعریف جزئیات، بسته‌های برنامه‌ریزی در نهایت به بسته‌های کاری تبدیل می‌شوند.
در یک پروژه ساخت خانه مدیر پروژه می‌داند که خانه شامل وسایل آن خواهد بود، اما در زمان شروع ساخت و ساز، هیچ وسیله‌ای مشخص نمی‌شود. در اینجاست که برنامه‌ریزی موج غلطان (Rolling-wave planning) یا برنامه‌ریزی موجی به کار می‌رود.
فرایندی که در برنامه‌ریزی پروژه جای گرفته و در آن، کارهای پیش رو، به تفصیل برنامه‌ریزی شده و کارهای آتی که جزئیات آن‌ها مشخص نیست، در سطح بالاتری از ساختار شکست کار، برنامه‌ریزی می‌شوند و به محض نزدیک شدن به زمان وقوع آن‌ها، به‌صورت تفصیلی برنامه‌ریزی خواهند شد.
حساب‌های کنترل
کاربرد دیگر ساختار شکست کار به عنوان یک ابزار نظارت و کنترلی به کار می‌رود. این کار با تعریف حساب‌های کنترلی (Control Accounts) انجام می‌شود. حساب‌های کنترلی عناصری از ساختار شکستی هستند که در آن پروژه قصد داریم عملکرد را کنترل و گزارش کنیم. حساب‌های کنترل می‌توانند هر عنصری در ساختار شکست حضور داشته باشند.
پس قبل از این کار اول باید امکان ایجاد ماتریس تخصیص مسئولیت را فراهم کرد تا افراد را در برابر تحویل دادنی‌های پروژه، مسئولیت‌پذیری و میزان مسئولیت آن‌ها پاسخگو کرد. مثلاً در طی بررسی ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی، مدیر پروژه به این نتیجه می رسد که اگر عملکرد هر پیمانکار فرعی را گزارش کند، می‌تواند خطرات پروژه مرتبط با استفاده از پیمانکاران فرعی را بهتر مدیریت کند.
سخن آخر
باید بدانیم که برخلاف نام و ترجمه ساختار شکست کار (WBS)، این مسئله ربطی به شکست‌ها و روند نزولی کار یک پروژه ندارد بلکه با تقسیم یک فعالیت به دسته‌های جزئی و کوچک از شکست آن پروژه جلوگیری می‌کند. فهم اینکه ساختار شکست کار چیست به مدیران پروژه و فعالین بحث کنترل پروژه کمک می‌کند تا در تاریکی چراغی پر نور در دست داشته باشند تا بتوانند به نتیجه دلخواه یک پروژه که همانا تمام شدن آن در موقع مقرر و با بودجه از پیش تهیه شده است، برسند.
وب‌سایت متری چند در نظر دارد تا با بهره‌گیری از متخصصین خود فعالین عرصه ساخت و ساز را با ارائه سرویس‌های ویژه یاری داده و در تحقق هرچه بهتر اهداف پروژه به آن‌ها کمک کند.
ممنون از مقاله مفیدتون
سلام
سپاس از شما که همراه ما هستید.