آشنایی با تهیه ساختار شکست کار در اکسل برای پروژه‌ها

تهیه ساختار شکست کار در اکسل اولین گام برای ایجاد پروژه با کیفیت استاندارد است و تیم پروژه را در مسیر موفقیت قرار خواهد داد. تعریف ساختار شکست کار یا WBS یکی از مهم‌ترین فاز‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است. پس از دریافت شناخت کلی نسبت به اهداف کلی پروژه، باید پروژه‌ها را به واحد‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات کوچک‌تر تقسیم نمود. با تعریف ساختار شکست، کنترل پروژه در قالب مجموعه فعالیت‌های دسته‌بندی‌شده راحت‌تر می‌شود.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

دسته‌بندی فعالیت‌ها این امکان را می‌دهد که ارتباط بین فعالیت‌های پروژه، همچنین منابع موردنیاز برای اجرای پروژه را بهتر تشخیص داده و نسبت به تعریف منابع اقدام نمود. اولین قدم برای تعریف WBS شناخت فعالیت‌های اجرایی پروژه است. لیست فعالیت‌های پروژه باید به‌گونه‌ای باشد که قابل مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل باشد، یعنی باید فعالیت‌های پروژه تا اندازه‌ای کوچک شوند که زمان و هزینه هر کدام قابل برآورد باشد.

مطالب مرتبط: نحوه تدوین و مدیریت ساختار شکست کار در MSP

بهتر آن است که در تهیه WBS با افراد ذی‌نفع در پروژه مانند مدیر پروژه، مشاور، مدیر اجرایی و حتی کارفرما رایزنی شود. مشاوره با افرادی که در پروژه‌های مشابه شرکت داشته‌اند و استفاده از اطلاعات پروژه‌های مشابه نیز می‌تواند مفید و کاربردی باشد WBS را بهتر است ابتدا به صورت نمودار درختی طراحی و سپس پس از تکمیل، رفع نواقص و نهایی شدن وارد نرم‌افزار کنیم.

برخی مزایا و فواید WBS از موارد زیر تشکیل‌شده‌اند.

• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی قابل اطمینان
• تقسیم پروژه به بسته‌های مدیریت‌پذیر کاری
• تخمین دقیق‌تر هزینه‌ها در پروژه
• اطمینان از داشتن اقلام تحویلی مهم
• کمک به مدیر پروژه در تخصیص منابع
• ابزاری ایدئال برای طوفان فکری تیم
• بهبود انسجام گروه‌های پروژه

ساختار شکست کار؛ انواع، ورودی‌ها و خروجی‌ها

مبنای شکست کار در پروژه‌های مختلف متفاوت است و با توجه به اهداف پروژه می‌توان تعداد زیادی ساختار شکست کار تدوین کرد. در اینجا به معرفی معروف‌ترین انواع ساختار شکست می‌پردازیم.

1. ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)
2. ساختار شکست براساس بخش های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)
3. ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی(Assembly/Product Breakdown Structure)
4. ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
5. ساختار شکست سیستم‌های مورد نیاز پروژه(System Breakdown Structure)
6. ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)
7. ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)

برای ایجاد ساختار WBS در اکسل، اطلاعاتی به عنوان ورودی لازم است که به تیم پروژه کمک می‌کند ساختار شکست متناسب‌تری را تهیه نماید. این ورودی‌ها در فرایند WBS به شرح زیر هستند.

• شرح‌ محدودۀ پروژه: تشریح آنچه که باید در پروژه انجام شود و آنچه که نباید انجام شود
• شرح نیازمندی‌ها: مستندی که جزئیات نیاز پروژه را تشریح می‌کند
• دارایی فرایند سازمانی: منظور رویه‌ها، دستورالعمل‌ها، فرم ‌ها، سیاست‌ها، راهنما‌ها، برنامه‌ها و درس‌ آموخته‌های پروژه است

خروجی‌های حاصل از فرایند WBS شامل 4 مورد به شرح زیر است.

• ساختار شکست‌ کار که نمایشی از اقلام تحویلی بر مبنای تجزیۀ محدودۀ کل پروژه است
• لغت‌نامه ساختار شکست که سندی متشکل از مؤلفه‌های شکست کار را توضیح می‌دهد
• خط مبنای محدوده که شامل لغت‌نامۀ WBS، ساختار شکست کار و شرح محدودۀ پروژه است
• کمک به به‌روزرسانی‌های مستند پروژه و مستندات آن

فایل اکسل ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی

قبل از تهیه ساختار شکست کار در اکسل و ورود اطلاعات به نرم افزار می‌بایست نقشه‌ها و دیگر اسناد پیوست قرارداد باید به‌طور کامل بررسی شود. البته باید توجه شود که در هر پروژه‌ای می‌توان با توجه به شرایط پروژه و نیازهای مدیریتی خود ساختار شکست متفاوتی تهیه نماییم. این نحوه ساختار شکست کار می‌تواند در یک زمان‌بندی مربوط به پروژه‌ای دیگر کاملاً متفاوت باشد.

با کمک گرفتن از تجربه و مهارت کافی خود و افراد ماهر در پروژه و با بررسی نقشه‌ها می‌توان لیست فعالیت‌ها را استخراج نمود. درهرصورت با مشورت با مسئولین اجرایی ابنیه، تأسیسات مکانیکی و الکتریکی در مراحل بعد می‌توان به لیستی جامع از فعالیت‌های پروژه رسید. در این مرحله کمک گرفتن از یک نمونه ساختار شکست در اکسل برای پروژه ساختمانی می‌تواند بسیار راهگشا باشد.

حال زمان ورود اطلاعات به نرم افزار مورد نظر است. در زمینه برنامه ریزی و کنترل پروژه فعالیت‌های ساختمانی در ایران از دو نرم افزار یعنی اکسل و مایکروسافت پراجکت استفاده می‌شود. اکسل به خاطر قدمتی که در میان افراد دارد می‌تواند انتخاب افراد بیشتری باشد. برای شروع ابتدا همه فعالیت‌های اصلی را که به صورت چارت از قبل آماده کردیم وارد اکسل می‌کنیم. سپس زیر فعالیت‌ها را نیز وارد کرده و از منوی Group اکسل برای انتقال زیر فعالیت‌ها به فعالیت‌های اصلی پروژه استفاده می‌کنیم.

اکثر افراد برای سهولت بیشتر کار دوست دارند بعد از اینکه در نرم افزار مایکروسافت پراجکت داده‌هایی مانند نام فعالیت‌ها و پیش‌نیازی و تاریخ شروع و زمان فعالیت‌ها را وارد کردند بقیه کارها را به دلیل راحتی کارهایی مانند گزارش‌گیری و محاسبات و رسم نمودار در اکسل انجام بدهند. نکته‌ای که وجود دارد این است که اکسل متوجه ساختار wbs ما نمی‌شود.

برای اینکه بتوان مانند مایکروسافت پراجکت (MSP) در اکسل هم ساختار شکست کار را داشته باشیم باید از ابزار group استفاده کنیم که از مسیر زیر قابل دسترسی است:Data >> Outline >> group >> group

به این صورت که ردیف‌های مورد نظر رو انتخاب می‌کنیم و روی کلمه group کلیک می‌کنیم. کادری مانند شکل زیر در سمت چپ ایجاد خواهد شد، که شماره های 1و2 نشان دهنده تعداد دسته بندی ها است و اگر روی علامت منفی کلیک کنیم ردیف‌های مربوطه بسته خواهند شد.

برای ایجاد زیرگروه‌های دیگر کافی است ردیف‌های مورد نظر را انتخاب و دوباره روی group کلیک نماییم.

پروژه فوق دارای 4 سطح بوده که در اکسل هم این 4 سطح قابل دیدن هستند.

مزیت کلیدی اکسل، تفسیر راحت WBS به زمان‌بندی و برنامه سطح بالای پروژه است. فرمت طبیعی ساختار شکست کار، برنامه زمانی پروژه است. مدیر پروژه با استفاده از این نرم افزار  به راحتی می‌تواند برآوردهای بودجه و مدت زمان تعیین شده را در یک ابزار نقشه برداری ذهنی به کار بندد.

 این برآورد بودجه و مدت زمان می‌تواند به راحتی به مایکروسافت پراجکت برای برنامه ریزی، گزارش‌گیری و تحلیل اضافی منتقل شود. مدیران پروژه به دنبال ابزارهایی هستند که به کارشان سرعت بخشند و به کاهش میزان بار اجرایی که همراه با فرآیندهای مدیریتی پروژه است، کمک کنند.

چگونه ساخت ساختار شکست کار به صورت چارت در اکسل

برای این کار می‌بایست مراحل زیر را در اکسل انجام داد.

گام اول این است که Microsoft Excel را در رایانه خود بازکنیم. یکی از راه‌های ایجاد سطح اساسی ساختار شکست کار در اکسل، استفاده از نمودارهای SmartArt است. برای ایجاد ساختار شکست کار با استفاده از SmartArt Graphics ، مراحل بعدی باید طی شوند.

در گام دوم روی برگه Insert کلیک کرده و به قسمت Illustrations می‌رویم. پس از آن، SmartArt Graphics را انتخاب کرده و جعبه گفتگویی باز می‌شود که دارای دسته‌های گرافیکی مختلف SmartArt است و با آن می‌توان در اکسل شکل مناسبی برای ساختار شکست کار خود انتخاب کرد.

در گام بعد، به بخش سلسله مراتب رفته و یک نمودار SmartArt را انتخاب می‌کنیم تا ساختار تجزیه و تحلیل کار ما در اکسل ایجاد شود. پس از انتخاب SmartArt Graphic، روی دکمه تأیید کلیک می‌کنیم. نمودار SmartArt در صفحه اکسل تغییر شکل می‌یابد. نمودار اصلاح شده Hierarchy SmartArt را که در صفحه اکسل زیر آمده در زیر قابل مشاهده است.

در گام بعدی مانند شکل، عنوان اولین کار را در کادر بالای Excel WBS SmartArt Graphic تایپ کرده و ویرایشگر در کنار SmartArt Graphic ظاهر می‌شود و ما می‌توانیم محتوای نمایش داده شده را در WBS Excel تایپ کنیم. سپس، به کادرهای زیر رفته و شرح وظیفه فرعی را در پنجره ویرایشگر تایپ می‌کنیم.

همچنین می‌توانیم کادرهای موجود در پنجره ویرایشگر را دستکاری کنیم تا کادرهای جدید اضافه کرده تا کارهای بیشتری را در ساختار تجزیه کار خود تعریف کنیم. همچنین می‌توانیم به هر جعبه‌رنگ‌های مختلفی اختصاص دهیم. کادر را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه تغییر رنگ کلیک کنیم.

در گام آخر همه زیر فعالیت‌ها را تایپ کرده و در صورتی که بخواهیم از خروجی آن پرینت تهیه کرده و ارائه دهیم روی گزینه Page Break Preview در قسمت پایین و راست صفحه کلیک کرده و کادر جدول را انتخاب می‌کنیم و سپس با فشار Ctrl+P از شیت اکسل پرینت تهیه می‌کنیم. باید توجه داشت که این کار تنها برای گزارش های کلی پروژه که معمولا در مرحله امکان‌سنجی انجام می‌شود کافی است.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

مطالب مرتبط: جدول بریکدان یا ساختار شکست ساختمان بتنی

سخن آخر

در آخر باید گفت لزوماً اجباری برای استفاده از WBS در پروژه‌ها وجود ندارد؛ اما هیچ کار پیچیده و بزرگی را نمی‌توان بدون مرتب کردن و تقسیم‌بندی به سرانجام رساند. بدون شک در پروژه‌های بزرگ باید کارها و فعالیت‌های بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم نمود تا بتوان آن‌ها را به خوبی پیش برد. برای این تقسیم‌بندی باید از ساختار شکست کار استفاده کرده و مطمئن شد که WBS این کار را بدون کوچک‌ترین نقصی انجام می‌دهد.

بخش برنامه ساخت سایت متری چند با ارائه سرویس تهیه ساختار شکست کار در اکسل به سازندگان و فعالین صنعت ساخت‌وساز کمک می‌کند تا به صورت آنلاین بتوانند ساختار شکست کار، گانت چارت، نمودار پیشرفت، جریان نقدینگی و زمان خرید مصالح پروژه‌ خود را دریافت کنند.