صورت وضعیت نویسی به معنای تهیه و ارائه گزارشی است که در آن هزینه های واقعی پروژه، پیشرفت کار، و سایر اطلاعات مربوط به پروژه در یک بازه زمانی مشخص جمع آوری و ثبت می شوند. این گزارش، به کارفرما، مدیران پروژه و سایر عوامل مرتبط امکان می دهد تا وضعیت پروژه را از لحاظ مالی،هزینه ساخت خانه، پیشرفت فیزیکی و زمانبندی بررسی کنند و تصمیم گیری های مبتنی بر اطلاعات دقیق انجام دهند. در این مقاله، به معرفی و توضیح اهمیت صورت وضعیت نویسی در پروژه های ساخت و ساز می پردازیم. همچنین، به انواع صورت وضعیت نویسی و نحوه تهیه آن خواهیم پرداخت.
برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
صورت وضعیت نویسی چیست ؟
صورت وضعیت نویسی یک گزارش است که در آن نشان داده می شود که در یک بازه زمانی خاص از یک پروژه ساختمانی چه مقدار از کار انجام شده است و چه خدماتی ارائه شده است. همچنین، در این گزارش مبلغی که برای آن قسمت از کار باید پرداخت شود، نیز ذکر می شود. در صنعت ساختمان، این گزارش را به عنوان “متره و برآورد” نیز می شناسند.
این گزارش ها معمولاً در انتهای هر دوره کاری، معمولاً ماهانه، توسط پیمانکار تهیه و به کارفرما ارائه می شوند. اغلب برای اطلاع رسانی به کارفرما و همچنین برای پرداخت هزینه های مربوطه مورد استفاده قرار میگیرند. در واقع، این گزارش های صورت وضعیت به کارفرما کمک می کنند تا بفهمند که پروژه در چه وضعیتی قرار دارد و چقدر پیشرفت کرده است و همچنین برای پیمانکار مبلغ صحیح را برای کار انجام شده دریافت کند.
روند تهیه صورت وضعیت به این صورت است که در ابتدا پیمانکار مسئول تهیه و ارائه گزارش است. وظایف اصلی پیمانکار شامل اندازه گیری و ثبت میزان پیشرفت فیزیکی کارها، تعیین مقادیر مصالح و تجهیزات استفاده شده و محاسبه مبلغ صورت وضعیت بر اساس قیمت ها و تعرفه‌های قرارداد است. سپس پیمانکار گزارش را به مهندس مشاور تحویل می دهد تا بررسی و تصحیحات لازم را انجام دهد.
مهندس مشاور مسئول بررسی و تأیید صورت وضعیت نویسی است. از وظایف او میتوان به بررسی صورت وضعیت بر اساس قرارداد و مدارک مربوطه، اطمینان از صحت پیشرفت کارها و مقادیر مصالح و تجهیزات اشاره کرد. در صورت لزوم، مهندس مشاور تصحیحات لازم را اعمال کرده و صورت وضعیت را تأیید می کند. سپس گزارش را به کارفرما ارائه می دهد تا اقدامات پرداخت مبلغ صورت وضعیت را انجام دهد.
کارفرما مسئول تأیید و پرداخت صورت وضعیت به پیمانکار است. ایشان صورت وضعیت نویسی را در بازه زمانی 10 روزه بررسی و صحت آن را تأیید میکند و سپس مبلغ مربوطه به پیمانکار پرداخت میگردد.
پیشنهادی: هزینه بازسازی خانه
تدوین روش اجرایی رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران
تدوین روش اجرایی صورت وضعیت معمولاً توسط سازمان یا شرکتی که مسئول مدیریت پروژه است، تعیین و پیاده سازی می شود. هدف از این کار، ایجاد یک فرآیند سازماندهی شده و مدیریتی است که به صورت دقیق و موثر به رسیدگی و پرداخت صورت وضعیت های پیمانکاران در پروژه میپردازد. روش اجرایی رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران می تواند به صورت زیر تدوین گردد:
-تعیین زمانبندی پرداخت: ابتدا زمانبندی پرداخت بایستی تعیین شود. این زمانبندی باید شرایط و مراحل پرداخت مبالغ را مشخص کند، از جمله تعداد صورت وضعیت ها، میزان پرداخت برای هر صورت وضعیت، و زمانبندی دقیق پرداخت ها.
-تهیه و ارائه صورت وضعیت: پیمانکار باید صورت وضعیت نویسی خود را طبق زمانبندی تهیه کند و به کارفرما ارائه دهد. درصورت وضعیت جزئیاتی مثل میزان کار انجام شده، هزینه های صورت گرفته، تغییرات قراردادی، و هزینه های قابل پرداخت ذکر شود.
-بررسی و تأیید صورت وضعیت: کارفرما باید صورت وضعیت نویسی را بررسی کرده و صحت آن را تأیید کند. این شامل بررسی مطابقت با قرارداد، صحت محاسبات مالی، و ارزیابی تغییرات قرارداد است. در صورت وجود ایرادات یا ابهامات، باید با پیمانکار هماهنگ شود و رفع مشکلات انجام شود.
-پرداخت مبالغ: پس از تأیید صورت وضعیت، کارفرما باید مبلغ مستحق را پرداخت کند. این پرداخت می تواند به صورت نقدی یا از طریق انتقال وجه صورت بگیرد. ممکن است شرایط خاصی مانند پرداخت تسهیلات مالی نیز در نظر گرفته شود.
-ردیابی و گزارش دهی: در طول اجرای پروژه، ردیابی و پیگیری صورت وضعیت ها و پرداخت ها بسیار مهم است. برای این منظور، می توان سیستم ردیابی مالی و برنامه ریزی منظم برای پرداخت ها را ایجاد کرد. همچنین، تهیه گزارش های مالی منظم و ارائه آن به مدیران و صاحبان پروژه کمک می کند تا وضعیت مالی پروژه را به خوبی نظارت کنند.
مطلب پیشنهادی: انواع سازه فلزی
نکات مهم در بررسی صورت وضعیت
- وقتی کارفرما یک صورت وضعیت موقت را پرداخت می کند، به این معناست که تمام کارها، مصالح و تجهیزاتی که برای پروژه استفاده شده و در صورت وضعیت ذکر شده است، متعلق به کارفرما هستند و تنها به منظور ادامه پروژه تا زمان تحویل موقت پروژه، به پیمانکار سپرده می شوند.
- مهندسین مشاور و کارفرما برای بررسی صورت وضعیت و انجام اصلاحات لازم زمان مشخصی دارند. اگر صورت وضعیت در مدت زمان 30 روزه ارائه شود، آنها 20 روز زمان دارند. اما اگر صورت وضعیت در مدت زمان 60 روزه ارائه شود، آنها 40 روز زمان دارند. این زمان ها برای بررسی، کنترل و اصلاحات نهایی صورت وضعیت استفاده می شود و پس از آن صورت وضعیت نهایی به پیمانکار ارسال میگردد.
- استفاده از خودکار قرمز توسط مهندسین مشاور و خودکار سبز توسط کارفرما، یک روشی است برای اینکه تغییرات و اصلاحات موجود در صورت وضعیت نویسی نمایش داده بشود. این سیستم رنگی خودکار قرمز و سبز، به مهندسین مشاور و کارفرما در شناسایی و توافق درباره تغییرات و اصلاحات موجود در صورت وضعیت کمک می کند.
- اگر پیمانکار نتواند به موقع صورت وضعیت نویسی را تهیه و ارائه کند، مهندس مشاور می تواند به دستور کارفرما و با تأیید او، صورت وضعیت را خود تهیه کند. در این صورت، هزینه از مبلغ پرداختی به پیمانکار کسر خواهد شد. چراکه در حالت عادی هزینه تهیه صورت وضعیت نویسی به عهده پیمانکار قرار میگرفت.
- اگر کارفرما تعهد پرداخت هزینه های صورت گرفته را در زمان مقرر به پیمانکار نداشته باشد، پیمانکار می تواند با تهیه و ارائه لایحه تاخیرات (که در آن تأخیر در پرداخت مالی کارفرما را ذکر می کند) و با استناد به بخشنامه 5090، جریمه تأخیر در پرداخت را به مبلغ کل پیمان اضافه کند.
نحوه اعمال ضرایب در صورت وضعیت
گروه مترور، یک گروه کارشناسان متخصص در زمینه متره و برآورد هزینه ها برای پروژه‌های ساخت و ساز است. آنها با مطالعه نقشه ها، شرح کارها و مشخصات فنی پروژه، آیتم های مختلف پروژه را شناسایی و سپس با استفاده از ضرایب و قیمت های استاندارد، هزینه های مربوط به هر آیتم را محاسبه می کنند.
ضرایب در پروژه ها به منظور محاسبه قیمت ها و هزینه ها استفاده می شوند. ابتدا کارفرما توسط گروه مترور خود پروژه را متره و مقادیر مختلف را برآورد می کند. در این مرحله، ضریب ارتفاع به عنوان یک ضریب مهم قبل از محاسبه فصل ها باید مورد استفاده قرار گیرد، زیرا ممکن است در فصل های مختلف آیتم هایی وجود داشته باشد که شامل ضریب ارتفاع باشند. بنابراین، قبل از جمع هزینه آیتم ها و محاسبه کارکرد فصل، باید ضریب ارتفاع را به آیتم مربوطه اعمال کرد.
در مرحله ارائه پیشنهاد قیمت توسط پیمانکار، ضرایب طبقات، بالاسری و منطقه نیز محاسبه می شوند. این ضرایب به صورت پی در پی در یکدیگر ضرب و درنهایت در قیمت برآورد فصول مورد نیاز پیمانکار ضرب می شوند.
ضریب تجهیز و برچیدن کارگاه نیز در زمان پیشنهاد قیمت محاسبه می شود و پس از عقد قرارداد توسط مترور در صورت های وضعیت مورد استفاده قرار میگیرد.
در زمان تنظیم برگه خلاصه مالی فصول، مترور باید این ضرایب را لحاظ کند. برای اعمال ضریب ارتفاع، همانند زمان پیشنهاد قیمت، قیمت کارکرد هر فصل را در نظر گرفته و ضریب ارتفاع را به آن اعمال می کند.
انواع صورت وضعیت پیمانکاری
-صورت وضعیت پیمانکاری موقت
صورت وضعیت موقت، یک سند است که توسط پیمانکار در طول انجام پروژه تهیه می شود. این سند برای درخواست و پرداخت مبالغی که برای خرید مصالح و هزینه های تجهیز کارگاه در یک دوره زمانی خاص صرف شده است، استفاده می شود. در واقع، صورت وضعیت نویسی موقت توضیح می دهد که چه میزان پیشرفت فیزیکی کارها صورت گرفته است و مبلغی که باید به پیمانکار پرداخت شود را مشخص می کند. اگر پیمانکار صورت وضعیت موقت را به موقع به کارفرما ارائه ندهد، کارفرما مسئولیتی در قبال تأخیر در پرداخت ندارد. در واقع، تسلیم صورت وضعیت موقت به موقع به کارفرما، مهمترین شرط برای دریافت وجه موقت توسط پیمانکار است
-صورت وضعیت پیمانکاری قطعی
صورت وضعیت نویسی قطعی یعنی یک سند که در پایان کار تهیه می شود. در این سند، هزینه های برچیدن کارگاه پس از اتمام کار و بندهای باقی مانده از قرارداد ثبت می شوند. پیمانکار موظف است در مدت یک ماه پس از تحویل موقت، صورت وضعیت قطعی را براساس کارهای انجام شده و شرایط قرارداد به مهندس مشاور ارسال کند. سپس مهندس مشاور طی دو ماه این صورت وضعیت را بررسی کرده و به کارفرما ارائه می دهد. کارفرما نیز موظف است حداکثر تا سه ماه پس از دریافت آن، تمام مبالغ باقی مانده را واریز کند. این مهم است که صورت وضعیت قطعی بدون نیاز به صورت وضعیت موقت هم قابل ارائه است و برای تسویه حساب استفاده می شود.
متن نامه ارسال صورت وضعیت
ههمان طور که در بخش های قبل گفتیم، صورت وضعیت نویسی به مدیران و مسئولان پروژه امکان می دهد تا وضعیت کنونی پروژه را کنترل کنند و برنامه ریزی های لازم را برای مراحل بعدی انجام دهند. با اطلاع از پیشرفت، هزینه ها، مشکلات و ریسک های موجود، مدیران می توانند تصمیم گیری های مناسب را انجام دهند و بهبودهای لازم را اعمال کنند. نحوه نوشتن صورت وضعیت به شرح زیر است:
– بخش اول: شناسنامه صورت وضعیت
در صفحه اول صورت وضعیت نویسی ، اطلاعات اصلی مربوط به پروژه و قرارداد درج می شود؛ از جمله: موضوع، تاریخ، مشخصات کارفرما، مهندس مشاور و پیمانکار.
– بخش دوم: مستندات
تمامی ابلاغیه ها، صورت‌جلسات و دستورکارهایی که پیمانکار از کارفرما دریافت می کند، باید به عنوان مستند در صورت وضعیت نویسی پروژه ثبت شوند.
– بخش سوم: ریزمتره
در این بخش، به جزئیات دقیق اندازه گیری و محاسباتی که توسط مترور تهیه شده، اشاره می شود.
– بخش چهارم: متره
یک برگه یا سند است که شامل خلاصه ای از کارهایی است که در پروژه انجام شده و هزینه های مربوط به آنهاست.
– بخش پنجم: ریزمالی
فهرستی است که عمدتاً برای ارائه صورت وضعیت قطعی در مورد وضعیت مالی یک پروژه تنظیم می شود. این فهرست شامل جزئیات و توضیحاتی از تمام مبالغی است که از ابتدای پروژه تا زمان تنظیم صورت وضعیت هزینه شده است.
– بخش ششم: خلاصه مالی
خلاصه مالی کل یا روکش مالی که بر اساس ریزمالی پروژه تهیه می‌شود و شامل خلاصه ای از برآوردهای هزینه ای پروژه است. این سند به صورت فشرده و خلاصه، اطلاعات اصلی و مهم درباره وضعیت مالی پروژه را در بر میگیرد.
– بخش هفتم: جزئیات خریدهای انجام شده
جزئیات خریدهای انجام شده، از جمله محصولات، خدمات یا تجهیزات، در این بخش شامل می شوند.
در پایان یک متن نامه ارسال صورت وضعیت نیز برای شما تهیه کردیم.
با سلام،
موضوع: صورت وضعیت شماره [شماره قرارداد]
با احترام، از شما درخواست شده است که صورت وضعیت شماره [شماره صورت وضعیت] مرتبط با قرارداد شماره [شماره قرارداد] را بررسی و نتیجه آن را ابلاغ فرمایید.
با تشکر،
[نام شرکت]
[سمت مدیرعامل]
برای محاسبه آنلاین هزینه بازسازی روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
خلاصه مقاله
در کل، صورت وضعیت نویسی یک ابزار مهم برای بررسی وضعیت پروژه است که به مهندسین مشاور و کارفرما اجازه می دهد تا پیشرفت پروژه را مورد بررسی و کنترل قرار دهند، اصلاحات لازم را انجام دهند و اطمینان حاصل کنند که پروژه به درستی پیش می رود.
