تعریف شاخص های کلیدی پروژه به منظور ارزیابی عملکرد

شاخص های کلیدی پروژه معیاری قابل اندازه گیری است که کارآمدی و موفقیت سازمان را در رسیدن به اهدافش نشان می‌دهد. سازمان ها در سطوح مختلفی از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای ارزیابی موفقیتشان در رسیدن به اهدافشان استفاده می کنند. این شاخص ها در سطوح بالا بر عملکرد کلی کسب و کار تمرکز دارند. تمرکز شاخص‌های کلیدی عملکرد در سطوح پایین تر برفرایند بخش های مختلف مانند منابع انسانی، فروش، بازاریابی و… است. ابزارهای اندازه گیری کمی هستند که می توانند برای مونیتورینگ و اندازه گیری کیفیت و کمیت فعالیت های پروژه که می توانند بر اهداف سازمانی پروژه تاثیر گذار باشند مورد استفاده قرار گیرند. ﺑﻨﺎﺑﺮاﻳﻦ اﻣﺮوزه ﻳﻜﻲ از ﻣﻬﻤﺘﺮﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ ﻫﺎی رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﻛﺎراﺋﻲ و اثر بخشی در ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ ﭘﺮوژه ﻫﺎ است.
ﺑـﻪ ﻣﻨﻈـﻮر ﺑﻬﺒﻮد اﻳﻦ ﻣﺰﻳﺖ رﻗﺎﺑﺘﻲ ﺿﺮورت دارد ﻛﻪ ﻛﻠﻴﻪ ﺳﺎزﻣﺎن ﻫﺎ ﺑﺘﻮاﻧﻨﺪ ﭘﺮوژه ﻫﺎی ﺧﻮد را با تعریف و استفاده از شاخص های کلیدی استاندارد کنترل ﻧﻤـﻮده و از ﻧﻘـﺎط ﺿـﻌﻒ و ﻗـﻮت پروژه خود مطلع و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمایند. در این راستا ابتدا باید فازهای پروژه را بشناسیم.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

مطابق تصویر بالا در فازهای اصلی (آغاز، برنامه ریزی، اجرا، کنترل و اختتام) پروژه با سه حوزه شاخص اصلی روربرو هستیم:
1. حوزه زمان
2. حوزه هزینه
3. حوزه کیفیت
که در این مطلب قرار است به معرفی شاخص های کلیدی در حوزه زمان و هزینه که از جمله وظایف اصلی حوزه برنامه ریزی و کنترل پروژه است، اشاره ای داشته باشیم.
ابتدا بهتر است به صورت کلان فرآیندهای حوزه پروژه و فازهای اجرایی پروژه را مجددا مرور کنیم (تصویر زیر):

در تصویر بالا نشان داده شده است که در طول مدت اجرای پروژه، در مراحل طراحی، تامین، ساخت و اختتام، شاخص های کلیدی صحت و سلامت اجرای پروژه را از سه منظر اصلی زمان، هزینه و کیفیت کنترل و نظارت می کنند.

معرفی شاخص های کلیدی پروژه در حوزه های زمان و هزینه

1- ارزش برنامه‏ ای (PV & BCWS)

ارزش برنامه ‏ای (PV) بودجه پیش بینی شده برای کار زمان‏بندی شده است و میزان آن بخشی از هزینه‏ برآوردی برنامه‏ ریزی شده‏ مصوب است که در طول یک دوره‏ معین از فعالیت ،هزینه می گردد. در واقع همان برنامه ریزی بودجه‏ تخصیصی در هر دوره‏ زمانی از مدت زمان فعالیت ‏ها است که در شروع پروژه برآورد می ‏گردد.
PV=Plan% Complete * BAC
(BCWS (Budgeted cost for work schedule

BAC: بودجه مجاز پروژه (Budget At Completion)، بودجه ای که پروژه مجاز به هزینه کردن آن است.

2- هزینه واقعی یا (AC (Actual Cost

هزینه واقعی کار انجام شده یک فعالیت که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه محاسبه می شود. هرگاه صحبت از AC به میان می‌آید، مجموع AC تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص، پس از شروع پروژه مدنظر خواهد بود.
نام دیگر این شاخص (ACWP (Actual cost for work performed است.

3- ارزش کسب شده یا (EV (Earned Value

یکی از مهمترین شاخص های کنترلی پروژه EV یا ارزش کسب شده است.

ارزش کار انجام شده یک فعالیت یا یکی از اجزای ساختار شکست کار که در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه، بر مبنای قیمت های واحد و مفروضات بودجه ای اولیه مبنای محاسبات PV محاسبه می شود. هرگاه صحبت از EV به میان می آید، مجموع EV تمام اجزای ساختار شکست کار در تاریخی مشخص پس از شروع پروژه مد نظر خواهد بود. نام دیگر این شاخص (BCWP (Budgeted cost for work performed است. یعنی ارزش ریالی کسب شده برای کار انجام شده.

EV=Actual% complete *BAC

مثال کابردی

فرض کنید بودجه کل پیش بینی شده پروژه 50 میلیون ریال باشد. در ماه چهارم پروژه، درصد پیشرفت برنامه ای پروژه 22% و پیشرفت واقعی پروژه 10% باشد.
ابتدا نمودار پیشرفت را ترسیم می کنیم:

پس از آن نمودار شاخص های ریالی را ترسیم می کنیم:

در نمودار بالا AC (هزینه واقعی) بسیار بالاتر از ارزش کسب شده در پروژه است. به عبارتی هزینه انجام شده پروژه برای رسیدن به درصد پیشرفت واقعی 10% معادل 5,000,000 است. در حالی که هزینه واقعی انجام شده پروژه معادل 14,000,000 بوده که این نشانگر بحران در هزینه کرد پروژه نسبت به پیشرفت واقعی پروژه است.

4- انحراف از هزینه یا (CV (Cost Variance

میزان ریالی (یا بر مبنای هر واحد پولی دیگر) انحراف هزینه پیش‌بینی شده برای میزان کار انجام شده تا این لحظه با هزینه واقعی صرف شده برای کار انجام شده است.
CV=EV-AC

5- انحراف از زمان‌بندی یا Schedule Variance) SV)

میزان انحراف از برنامه زمان‌بندی تا زمان مد نظر پروژه بر مبنای بودجه
SV =EV-PV

6- شاخص عملکرد هزینه‌ای یا Cost Performance Variance) CPI)

این شاخص برای نشان دادن نسبت هزینه برنامه ریزی شده برای کار انجام شده به هزینه مصرف شده بکار می رود که بعنوان ضریب عملکرد سیستم نیز شناخته می شود.
CPI=EV/AC

7- شاخص عملکرد SPI

این شاخص برای نشان دادن نسبت کار انجام شده به کار برنامه ریزی شده تا یک تاریخ معین است که برای تخمین زمان پایان پروژه به کار می رود:
SPI=EV/PV

با توجه به تعاریف بالا جدول شاخص های کلیدی به شرح ذیل است:

تحلیل وضعیت پروژه

با استفاده از محاسبه شاخص های کلیدی بالا و با توجه به جدول زیر می توان وضعیت پروژه را در شرایط کنونی تحلیل نمود و در این خصوص اقدامات اصلاحی مورد نیاز را اتخاذ نمود.

با توجه به جدول و تطبیق شاخص های پروژه می توان فهمید پروژه عقب تر از برنامه زمانبندی و بیشتر از بودجه است. در این شرایط ارکان اصلی پروژه (کارفرما، مدیر پروژه، سرمایه گذار و …) باید جهت اصلاح و بهبود پروژه تصمیمات اصلاحی بگیرند. در غیر اینصورت، در شرایط فعلی، پروژه به شکست نزدیک می شود.

سخن آخر:

در تدوین شاخص های ارزیابی باید به چند نکته توجه نمود:

• دوره محاسبه و تحلیل
• شناسایی و تعریف سایر شاخص های کلیدی (به عنوان مثال شاخص هزینه هر متر مربع ساخت)
• هدف گذاری برای شاخص ها
• مقایسه شاخص ها با رقبا و پروژه های گذشته
• تعریف اقدامات اصلاحی در صورت انحراف از اهداف تعریف شده شاخص ها
• تهیه داشبورد مدیریتی جهت مشاهده آنلاین وضعیت شاخص های کلیدی پروژه

نظرات و سوالات خود را در پایین صفحه ثبت کنید. ما با حوصله کامل پاسخ خواهیم داد.

برای محاسبه آنلاین هزینه بازسازی روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

سوالات کلیدی :

• تعریف شاخص کلیدی پروژه چیست ؟

معیاری قابل اندازه گیری است که کارآمدی و موفقیت سازمان را در رسیدن به اهدافش نشان می‌دهد و شامل سطوح بالا و پایین است .

• شاخص های کلیدی پروژه در حوزه زمان و هزینه کدامند ؟

ارزش برنامه ای ، هزینه واقعی ، ارزش کسب شده  ، انحراف از هزینه و انحراف از زمان بندی برخی از این شاخص ها هستند .