مدیریت کیفیت پروژه چیست؟

یکی از مهم‌ترین اقداماتی که برای مدیریت یک پروژه باید انجام شود، انتخاب استاندارد و یا چارچوب مناسب برای آن است. تا به امروز‌ استانداردهای گوناگونی برای کمک به مدیریت پروژه‌ تعریف شده‌اند. هر یک از این استاندارد‌ها با توجه به نوع، میزان پیچیدگی و شرایط محیطی پروژه، ساخته شده اند؛ بنابراین انتخاب استاندارد مناسب با پروژه و منطبق کردن پروژه بر آن،‌ یک چالش مهم برای مدیران پروژه است.

استانداردهای مدیریت پروژه، برای دستیابی به اهداف پروژه برنامه‌ریزی شده اند. این استانداردها ممکن است از پروژه به پروژه‌ دیگر متفاوت باشد، اما اهداف برای تکمیل پروژه در بازه زمانی تعیین شده و با استفاده از منابع اختصاص یافته معمولاً یکسان هستند.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

مدیریت کیفیت پروژه، یکی از دانش های ده گانه مدیریت پروژه بر اساس استاندارد موسسه مدیریت پروژه (PMI) آمریکا است که به‌ منظور حصول اطمینان از کارآمدی فعالیت‌های ضروری پروژه نظیر طراحی، برنامه‌ریزی و اجرا، مؤثر و در برآورده شدن اهداف نهایی آن به کار می‌رود.

مدیریت کیفیت، فرآیندی جدا از پروژه نیست که در پایان پروژه کیفیت خروجی‌ها را ارزیابی کند، بلکه سیاست‌ها و رویه‌هایی را در برمی‌گیرد که برای جلب رضایت مشتری از محصولات و خدمات دریافتی انجام می‌شود. به بیان ساده‌تر، 3 مفهوم کلیدی به مدیران کمک خواهد کرد که پروژه‌ای با کیفیت بالا ارائه دهند.
• رضایت مشتری
• پیشگیری از بازرسی
• بهبود مستمر

رضایت مشتری

به عنوان مهم ترین فاکتور کیفیت پروژه، اگر مشتری حس کند محصول دریافتی، نیازها و خواسته‌های او را تامین نمی نماید کیفیت پروژه را ضعیف می داند . بنابراین مدیریت انتظارات مشتری یکی از فعالیت‌های ضروری در کسب موفقیت در پروژه است.

پیشگیری از بازرسی

سیستم هزینه کیفیت (COQ)، شامل هزینه‌هایی است که در طول پروژه به‌منظور اجتناب از خرابی و پس از پایان پروژه ، برای اصلاح مشکلات پرداخته می‌شود. این هزینه درواقع هزینه‌ی عدم انطباق نیز به شمار می رود ولی نکته مهم اینجاست که معمولاً هزینه‌ی جلوگیری از اشتباه، بسیار کمتر از هزینه‌ی اصلاح اشتباهاتی است که توسط بازرسی کیفیت مشخص می‌شوند، پس پیشگیری از بازرسی نقش مهمی در برنامه کیفیت پروژه دارد.

بهبود مستمر

توجه به بهبود مستمر شامل همه‌ی تلاش‌هایی است که در طول زمان به‌منظور بهبود کیفیت محصولات، خدمات یا فرآیندها ی اجرایی انجام می‌گیرد. این پیشرفت‌ها از تغییرات تدریجی و کوچک یا تحولات اساسی در پروژه ناشی می‌شوند.

مدیریت کیفیت در مهندسی صنایع

مدیریت کیفیت پروژه‌ها یکی از مهم‌ترین استانداردها در مهندسی صنایع بوده و کاربرد بسیاری نیز در بازار کار مهندسی صنایع دارد. آموزش مدیریت کیفیت در مهندسی صنایع یکی از مهم‌ترین سرفصل‌ها در دوره‌های آموزشی این رشته است. پنجمین حوزه دانش در استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK)، مدیریت کیفیت پروژه است.
مدیریت کیفیت پروژه شامل پروسه‌هایی است که سیاست‌های سازمان را درباره برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل نیازهای کیفی پروژه و یا محصول را به‌منظور کسب اهداف و خواسته‌های ذینفعان مشخص می‌کند. فرایندهای مدیریت کیفیت پروژه موارد زیر را در برمی‌گیرد.

• برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت
  • مدیریت کیفیت
  • کنترل کیفیت

فرایند اول درخصوص کیفیت کار و فرآیند دوم درخصوص پروسه‌های کیفیت در طول حیات پروژه است. در طول این فرایند الزامات کیفیت شناسایی شده و در قسمت برنامه‌ریزی مدیریت کیفیت، آزمایش و ارزیابی شده و در طول فرآیند کنترل کیفیت تائید می‌شوند. فرایند کنترل کیفیت نیز نتایج کار و الزامات کیفی را مطابقت داده تا از قابل قبول بودن نتیجه کار اطمینان حاصل شود.

مدیریت کیفیت پروژه در پروژه های عمرانی

یکی از مباحث مهم در نظارت بر اجرای پروژه‌های عمرانی، تعریف حداقل کیفیت موردنیاز پروژه و اطمینان یافتن از برآورده شدن این سطح از کیفیت توسط ذی‌نفعان و مدیران اجرایی یک پروژه است. درباره کیفیت خروجی پروژه‌های عمرانی باید به این نکته توجه داشت که بروز اختلالات در خروجی پروژه و ایجاد نارضایتی در مشتری باعث زیر سؤال رفتن کل تیم ساخت و اجرا خواهد شد.
آیتم های کنترل کیفیت در گزارش‌های نظارتی یکی از ماژول‌های مهم در نظارت بر اجرای پروژه‌های عمرانی بوده و باعث ایجاد اطمینان از رعایت کیفیت در کارهای انجام‌شده توسط پیمانکاران جز است.
البته به‌منظور داشتن یک‌روال کنترلی استاندارد، لازم است که موارد کنترلی مربوط به انجام هر کار در مرحله طراحی و مهندسی توسط کارشناسان مربوطه تعریف گردد که در نتیجه می‌توان با استفاده از الگوهای گزارش دهی نظارت بر اجرا موارد کنترل کیفی را در الگوی گزارش نظارتی مربوط به هر بخش اجرایی مشخص نمود. همچنین در هنگام تعریف هر یک از آیتم های کنترل کیفی می‌توان روش رتبه‌بندی یا امتیازدهی از یک تا ده را به تیم ابلاغ کرد.
اجرای ارزیابی حین انجام کار در مدت اجرای قرارداد نیز یکی از ابزارهای مناسب برای شناسایی و اولویت بخشیدن به تأمین‌کنندگان و پیمانکاران برتر سازمان و بهره‌گیری از روندهای ارزیابی عملکرد پیمانکاران در حین اجراست. در نتیجه بهره‌گیری از این سازوکار باعث ایجاد سابقه‌ای از عملکرد هر پیمانکار در قراردادهای گوناگون می‌شود که به سادگی در دسترس مدیران سازمان قرارداشته و نقاط قوت و ضعف هر یک را مشخص می‌کند.
ضمنا چنین بانک اطلاعاتی در سطح سازمان موجب افزایش انگیزه پیمانکاران جهت افزایش سرعت و کیفیت کار و جلب رضایت کارفرما خواهد شد. قابلیت ارزیابی حین کار باعث ارزیابی کیفی اجرای کار به موازات پیشرفت پروژه‌ها خواهد شد. در نتیجه با استفاده از مدیریت کیفیت پروژه یک بانک اطلاعاتی از وضعیت کیفی اجرای کار توسط پیمانکاران مختلف به صورت به روز و بر خط فراهم می‌شود و مدیران سازمان با استفاده از این سیستم می‌توانند با جستجوی نام هر پیمانکار وضعیت کیفی انجام کار را مشاهده کنند.

تاییدات فنی و کنترل کیفیت کالاهای ورودی به کارگاه نیز یکی از مباحث مهم در کنترل کیفیت اجرای پروژه‌ها بوده و باعث ایجاد اطمینان از حداقل کیفیت موردنیاز در مصالح و ملزومات مصرفی پروژه‌ها خواهد شد؛ یعنی استفاده از کالاهای بی کیفیت می‌تواند موجب اختلالات جدی در خروجی پروژه‌ها شده و به ایجاد نارضایتی در ذی‌نفعان سازمان منجر گردد.

در مورد کالای مصرفی در پروژه‌ها باید در نظر گرفت که این کالاها می‌تواند از جانب کارفرما و یا پیمانکار تأمین شوند که روش اعمال کنترل کیفیت درباره این دو متفاوت خواهد بود.در صورت تأمین کالای یک پروژه از سوی کارفرما، کنترل کیفیت می‌تواند به سادگی و اطمینان انجام پذیرد.
در این صورت با توجه به این‌که خرید کالاها و مصالح کار توسط خود کارفرما انجام می‌گیرد، استانداردهای کنترل کیفی در هنگام خرید به سادگی قابل اعمال است؛ اما درصورتی‌که کالای پروژه توسط پیمانکار تأمین شده باشد انجام کنترل فنی و کیفی در مورد کالاهای خریداری شده توسط کارفرما لازم خواهد بود که این کنترل می‌تواند با بررسی حضوری کالا و یا اطمینان یافتن از تهیه کالا از تولیدکنندگان معتبر از طریق بررسی فاکتور انجام گیرد.
بدین ترتیب در این حالت مقادیر مورد تائید هر کالا یا مصالح در سیستم کارفرما ثبت و کنترل فنی و کیفی در زمان خرید مجدد آن کالا لازم است. در نتیجه کارفرما می‌تواند ارزیابی کند که آیا اجرای هر کالا و یا مصالحی در پروژه، تنها تا سقف تائید فنی این کالا در آن پروژه مصرف شده است یا خیر و در صورت ثبت مصرفی بیش از مقدار تائید شده به کاربران هشدار داده و در صورت لزوم از تائید گزارش‌ها و صورت‌وضعیت‌ها ممانعت گردد. بهتر آن است که کنترل کیفیت اجرا در هنگام تکمیل هر یک از فعالیت‌های پروژه انجام شود.

اهمیت استقرار سیستم مدیریت کیفیت پروژه

استقرار سیستم مدیریت کیفیت در پروژه‌ها و سازمان‌های مختلف دارای مزایای بسیاری است که این مزایا را می‌توان به دو گروه زیر تقسیم‌بندی نمود.

الف) مزایای مستقیم آن که شامل موارد زیر است.

• درک نیازهای تصریحی و تلویحی ذی‌نفعان و برآورده کردن آن‌ها
  • سازمان‌دهی مناسب و ایجاد ارتباطات مؤثر درون سازمانی و ایجاد نظم و برنامه مدون در کلیه سطوح سازمان
  • ایجاد زبان مشترک میان کارکنان در کلیه بخش‌ها
  • ایجاد بستری مناسب برای انجام فعالیت‌ها
  • انجام درست و به‌موقع عملیات و در نهایت کاهش ضایعات، تعمیرات و همچنین کاهش دوباره‌کاری‌ها به دلیل رخداد عدم انطباق‌ها
  • کاهش هزینه‌ها و افزایش جریان نقدینگی از طریق به کارگیری بهینه منابع
  • مستندسازی فعالیت‌ها
  • ارتقای دانش فنی سازمان

ب) مزایای غیرمستقیم یا افزایش سهم بازار که شامل موارد زیر است.

• انعطاف‌پذیری و سرعت در پاسخگویی به نیازهای بخش‌های مختلف سازمان
  • تنظیم فرایندهایی به‌منظور دستیابی به بهترین نتیجه در ابعاد برنامه‌ریزی صحیح و کنترل‌های دقیق اجرایی، عملیات خرید و تدارکات
  • ایجاد مزیت‌ رقابتی ‌به کمک افزایش توانمندی‌ها
  • افزایش انگیزه در کارکنان در راستای اهداف سازمان
  در نهایت اجرای کلیه این موارد منجر به وفاداری مشتـریان، تــداوم و تکرارپذیری ارائه خدمات با کیفیت و افزایش سهم بازار سازمان خواهد شد.

سخن آخر
همان‌طور که ذکر شد، با توجه به تعریف مدیریت کیفیت پروژه ‌و سیستم مدیریت کیفیت و نیز ویژگی‌های پروژه، مشخص گردید که اهمیت اجرای کارها به شیوه‌های پروژه‌ای در سازمان‌ها، در حال گسترش روزافزون در دنیا است؛ اما مهم‌ترین مسئله در اجرای یک پروژه‌ پرداختن به کیفیت و مدیریت کیفیت در آن است.
برای به کارگیری مدیریت کیفیت در یک سازمان، دو جنبه اثبات‌شده وجود دارد: اولی فرایندهای مدیریتی پروژه ‌و دیگری فرایندهای مرتبط با محصول پروژه. قصور در فراهم‌آوردن هر یک از این جنبه‌ها، اثرات منفی بر محصول پروژه، مشتری و سایر ذی‌نفعان پروژه می‌گذارد.سایت متری چند نیز با ارائه سرویس برنامه ساخت باعث کمک به تحقق بخشی برنامه ریزی کیفیت ساخت می شود.

سوالات کلیدی :

• مدیریت کیفیت پروژه چیست ؟

دانشی است که به‌ منظور حصول اطمینان از کارآمدی فعالیت‌های ضروری پروژه نظیر طراحی، برنامه‌ریزی و اجرا، مؤثر و در برآورده شدن اهداف نهایی آن به کار می‌رود.

• مزایای مستقیم استقرار سیستم مدیریت کیفیت در پروژه‌ها چیست ؟

درک نیازهای تصریحی و تلویحی ذی‌نفعان پروژه و برآورده کردن آنها ،  سازمان‌دهی مناسب و ایجاد ارتباطات مؤثر درون سازمانی و ایجاد نظم و برنامه مدون در کلیه سطوح سازمان برخی از مزایای این سیستم است .