مدیریت ذینفعان پروژه درجه اهیت بالایی دارد، زیرا مهم‌ترین عاملی که فلسفه وجودی و حیات سازمان‌ها به آن وابسته است، ذینفعان هستند. ذینفع ، فرد، گروه یا سازمانی است که می‌تواند بر نگرش، منابع یا خروجی‌های سازمان اثر گذاشته و یا از خروجی‌های سازمان تأثیر پذیرد. بر اساس تحقیق اداره تجارت دولتی انگلستان (OGC) یکی از دلایل اصلی شکست پروژه‌ها ضعف در مواجه و تعامل مؤثر با ذینفعان پروژه‌ها است.
برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
انواع ذینفعان پروژه کدام‌اند؟
به طور کلی هر پروژه‌ای چه عمرانی و چه غیر عمرانی، ذینفعانی دارد که بر اهداف و نگرش کلی پروژه تأثیر گذارند. پروژه‌ها در اصل دو نوع ذینفع کلیدی یا اصلی و غیر کلیدی دارند که در ادامه به تفصیل به هر کدام اشاره شده است.
ذینفعان کلیدی
ذینفعان کلیدی اشخاص یا سازمان‌هایی هستند که نوعی رابطه حقوقی یا قراردادی با پروژه دارند. از این دست ذینفعان می‌توان به صاحبان سهام، تأمین کنندگان، پیمانکاران، مشتریان، بهره بردار نهایی، مدیر پروژه و کارکنان اشاره کرد.
ذینفعان غیر کلیدی
ذینفعان غیر کلیدی اشخاص یا سازمان‌هایی هستند که در پروژه اعمال نفوذ می‌کنند ، تأثیر می‌گذارند یا تأثیر می‌پذیرند اما ارتباط داد و ستدی با پروژه ندارند و ممکن است وجودشان برای ادامه حیات پروژه ضرورتی نداشته باشد. از جمله این افراد یا سازمان‌ها می‌توان به شهروندان، همسایه‌ها، رقبا و رسانه‌ها نام برد.
تحلیل ذینفعان
تحلیل ذینفعان به معنی شناسایی، اولویت بندی انتظارات و تدوین استراتژی‌های مرتبط با هر یک از انتظارات پیش بینی شده است. همانطور که علاوه بر مقدمه در تحقیقات مختلف نیز به اهمیت آن اشاره شده است، تحلیل ذینفعان در پروژه‌ها به ویژه پروژه‌های عمرانی بسیار ضروری است، چرا که رمز موفقیت هر سازمانی در برآوردن خواسته‌های ذینفعان کلیدی است. اگر سازمان نداند که ذینفعانش چه کسانی هستند، چه معیارهایی برای قضاوت درباره سازمان به کار می‌برند و وضعیت عملکردی سازمان در قبال این معیارها چیست؛ به احتمال زیاد نخواهد توانست فعالیت‌هایی را که باید برای برآورده ساختن انتظارات و نیازهای ذینفعان کلیدی خود انجام دهد، شناسایی کند. در ترسیم ماتریس ذینفعان می‌توان قدرت و علاقه تأثیر گذاری هر کدام از ذینفعان را ترسیم کرد.
همانطور که می‌بینید قدرت تأثیر گذاری بسیار کم تا بسیار زیاد روی محور عمودی و به همین صورت میزان علاقه بسیار کم تا بسیار زیاد روی محور افقی مشخص نشان داده شده است . افرادی که به عنوان «ذینفعان کلیدی» توصیف شده‌اند، معمولاً در مربع در گوشه بالا سمت راست قرار می‌گیرند.
هدف از ترسیم این نمودار این است که به شما کمک کند تا درک درستی از هر کدام از ذینفعان، چگونگی تأثیری که روی سازمان شما و یا روند و موفقیت احتمالی فعالیت‌های پروژه شما دارند، داشته باشید. فرضی که بیشتر طرفداران این روش تحلیل ذینفعان دارند، این است که مهم‌ترین ذینفعان در مربع بالای سمت راست و کم‌اهمیت‌ترین آنان در مربع پایین سمت چپ جای می‌گیرند.
مزایای تحلیل ذینفعان چیست؟
سازمان با استفاده از نظرات ذینفعان قدرتمند به شکل دهی و جهت دهی مناسب منابع درون سازمانی خود می‌پردازد. برخورداری از حمایت ذینفعان می‌تواند به سازمان برای دستیابی به منابع بیشتر کمک کند و این موضوع می‌تواند باعث موفقیت پروژه گردد. با ارتباطات به موقع و متناوب با ذینفعان، پروژه به درصدی از اطمینان میرسد که آن‌ها درک کاملی از آنچه در حال انجام است را دارند و این به این معنی آن است که آن‌ها قادر خواهند بود به طور فعالانه در زمان مورد نیاز حمایت خود را از مجموعه عملی کنند. سازمان می‌تواند اقدامات دیگران در عکس العمل به فعالیت‌ها و عملکرد خود را پیشبینی کرده و در برنامه خود اقداماتی بگنجاند که پشتیبانی ایشان را به دنبال داشته باشد. مدیریت و ارتباطات مؤثر با ذینفعان کلیدی در کاهش ریسک‌های پروژه نقش عمده و مهمی دارد.
فرآیند مدیریت ذینفعان پروژه چیست؟
به طور کلی یک روند شناخته شده برای مدیریت ذینفعان وجود دارد که در بیشتر پروژه‌ها به ویژه پروژه‌های عمرانی به کار برده می‌شود. شناسایی و اولویت بندی ذینفعان، انتخاب مکانسیم ارتباطی با هر گروه از ذینفعان، دریافت انتظارات و نیازهای هر گروه از ذینفعان، اولویت بندی نیازها و انتظارات و تحلیل استراتژیک و اقدامات برنامه ریزی شده از ابتدا تا انتهای این فرآیند است که در ادامه به آن‌ها پرداخته شده است.
در راستای رسیدن به اهداف نهایی پروژه ابتدا باید ذینفعان پروژه را شناسایی کرده و بدانید که هر کدام به چه نوع اطلاعاتی و در چه زمانی نیاز دارند و بر اساس میزان مشارکت و سایر معیارهای مرتبط با پروژه آن‌ها را تحلیل کنید.
انتخاب مکانسیم ارتباطی و دریافت انتظارات با هر گروه از ذینفعان پروژه
بسیار مهم است که راه‌های ارتباطی با ذینفعان پروژه را مدون و مشخص کنید به عنوان مثال استفاده از سیستم‌های ارتباطی مانند اتوماسیون اداری، مکاتبات، گزارش‌ها، جلسات و … مشخص گردیده و در این خصوص برای هر ذینفع مسئول راه‌های ارتباطی، نیازها و همینطور انتظارات آن‌ها بررسی و مرتفع شود.
اولویت بندی نیازها و انتظارات ذینفعان
با توجه به انتظارات هر کدام از ذینفعان لازم است پس از نهایی شدن کلیه انتظارات اولویت بندی آن‌ها با توجه به درجه اهمیت و قدرت نفوذ انجام شود. در این خصوص هر پروژه می‌تواند با توجه به ماهیت کاری خود مکانیسم اولویت بندی را متفاوت تعریف نماید.
هرکدام از ذینفعان خواسته‌ها و انتظاراتی دارند که در این گام به طور دقیق شناسایی شده و مستند می‌شوند. استراتژی مدیریت ذینفعان، میزان نفوذ هرکدام از آن‌ها در پروژه را مشخص کرده و میزان اثرگذاری آن‌ها در پروژه را تحلیل می‌کند که برای این کار می‌توان از ماتریس تحلیل ذینفعان که در گام قبلی به آن اشاره شد، استفاده کرد. همچنین با این کار می‌توان استراتژی‌های دیگری در جهت بیشتر کردن میزان نفوذ مثبت و کمتر کردن میزان نفوذ منفی ذینفعان را مستند نمود.
تحلیل استراتژیک و اقدامات برنامه ریزی شده
با در نظر گرفتن انتظارات ذینفعان در هر پروژه ممکن است برنامه ریزی و استراتژی‌های کلان پروژه تغییر و مجدداً تعریف شود. سازمان و گروه اجرایی پروژه باید در چابکی برنامه ریزی‌های احتمالی سریع عمل نماید. به عنوان مثال تغییر در سیاست‌های فروش محصول پروژه، تغییر در تأمین منابع پروژه و یا تغییر در اسکوپ کاری پروژه از خواسته‌های احتمالی ذینفعان کلیدی پروژه باشد. مدیریت پروژه با استفاده از گروه تخصصی خود باید در تغییرات چابک عمل نماید.
اثر چابک سازی پروژه بر مدیریت ذینفعان
مدیریت پروژه چابک (Agile Project Management) که آن را با نام اختصاری (APM) نیز می‌شناسند یک رویکرد با استفاده از تکرار برای پروسه برنامه ریزی و مدیریت پروژه است. مزیت اصلی مدیریت پروژه چابک توانایی آن برای بررسی و حل مسائلی است که در طول دوره پروژه به وجود می‌آیند. ایجاد تغییرات لازم در پروژه در زمان مناسب باعث ذخیره منابع و در نهایت منجر به ارائه یک پروژه موفق در زمان درست و با بودجه کم می‌شود.
در عصر مدیریت پروژه معمولی، معنای “موفقیت” متفاوت بود. مثلث آهنی که سه ضلع آن را هزینه، زمان و کیفیت تشکیل داده و برای تصمیم‌گیری در مورد موفقیت استفاده می شد. پروژه‌هایی که از نظر هزینه، زمان و کیفیت مطابقت داشته و دارای دامنه توافق شده و قابل تحویل بودند، موفق به حساب می آمدند.
اما اکنون جهان کاملاً تغییر کرده است و تعریف موفقیت در ارائه ارزش به مشتری است. پروژه‌هایی که از نظر هزینه ، کیفیت ، زمان و دامنه تکمیل شده اند، تا زمانی که ارزش ارائه ندهند، نمی‌توانند موفق عمل کنند. پذیرش تغییر بسیار مهم است و اکنون در دنیای چابک سازی پروژه از اولویت بالایی برخوردار است.
این امر امکان‌پذیر نخواهد بود، مگر اینکه دست‌اندرکاران پروژه در مسیر تغییر نیازهای روزمره مشتری قرار بگیرند. یک چابک سازی موفق ، به محض این که اعتماد همه ذینفعان را جلب کند و آن‌ها را به مشارکت فعال درآورد، موفق خواهد بود . شناسایی کلیه ذینفعان، به‌روزرسانی آن‌ها با پیشرفت روز به روز، راه اندازی مداوم کانال‌های ارتباطی کار را آسان می‌کند و به مدیران کمک می‌کند تا نیازهای آن‌ها را به صورت زودهنگام بشناسند و ابعاد پروژه را با سرعت و آسانی تغییر دهند.
به عنوان کسی که مسئول چابک سازی است، وظیفه ما شناسایی کلیه ذینفعان در آغاز کار است. آن‌ها می‌توانند بخشی از گروه مالی، گروه‌های نظارتی، عمومی، پیمانکاری، مالکان، کارفرمایان و غیره باشند. اولین کار این است که آن‌ها باید شناسایی شوند و با توجه به مشارکت و اهمیت دسته‌بندی گردند، سپس باید آن‌ها را فعال کرده و مشارکت آن‌ها را سنجید و کنترل و مدیریت کرد، زیرا این کار بسیار مهم است و نقش بیشتری در مدیریت پروژه چابک دارد.
نکته مهم دیگر در چابک سازی مدیریت ذینفعان ، شناسایی روابط بین آن‌ها است. یک ذینفع شناخته شده می‌تواند بر تصمیمات سایر ذینفعانی که به وی اعتماد دارند، تأثیر بگذارد. مشارکت سهامداران به خواسته‌ها، نیازها و علایق آن‌ها بستگی دارد و تأثیر بالقوه‌ای در موفقیت پروژه دارد و باید دانست که چگونه می‌توان برای تأثیرگذاری و مشارکت آن‌ها در تصمیم‌گیری برنامه ریزی کرد.
برای محاسبه آنلاین هزینه بازسازی روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
سخن آخر
ذینفعان کسانی هستند که می‌توانند به‌صورت مستقیم و یا غیرمستقیم بر روی پروژه تأثیر گذار باشند. شناسایی و تحلیل ذینفعان و مشارکت دادن آن‌ها می‌تواند بخش بزرگی از تضمین موفقیت یک پروژه باشد. تحلیل ذینفعان یعنی مشخص نمایید چه کسانی و یا سازمان‌هایی در میان ذینفعان می‌توانند مثبت‌ترین و یا منفی‌ترین تأثیر را روی پروژه داشته باشند.
از سوی دیگر چابک سازی در مدیریت پروژه به توانایی تصمیم‌گیری سریع کمک می‌کند، این روش برای پروژه‌های کوتاه‌مدت مانند پروژه‌های ساختمانی که نیاز به بحث در مورد مسائل به مدت طولانی ندارند و یا پروژه‌های کوچکی که تمایل به اخذ تصمیم به صورت گروهی ندارند مناسب است.
سوالات کلیدی :
- انواع ذینفعان پروژه چه کسانی هستند ؟
ذینفعان کلیدی مانند صاحبان سهام و مشتریان و ذینفعان غیر کلیدی مانند رقبا
- تحلیل ذینفعان چه مزایایی دارد ؟
شکل دهی مناسب منابع درون سازمانی ، دستیابی به منابع بیشتر و در نتیجه موفقیت پروژه
