مدیریت پروژه

شرحی بر منشور پروژه و اصول تدوین آن

منشور پروژه (Project charter) سندی است که کاربرد اصلی آن ایجاد چهارچوبی برای تشریح توافقات و مفروضات اولیه در پروژه است. در این سند مشخصات پروژه، اهداف اصلی اجرای پروژه، محدودیت‌ها، بودجه، ساختار سازمانی پروژه، ریسک‌های کلان پروژه و … مطابق این دستور العمل‌های استاندارد عنوان می‌شود.

منشور پروژه توسط راهنمای پی ام باک به عنوان سندی تعریف می‌شود که توسط مجری پروژه یا حامی مالی آن به طور رسمی وجود یک پروژه را مجاز می‌داند و اختیار استفاده از منابع سازمانی برای فعالیت های پروژه را به مدیر پروژه ارائه می‌دهد. شرحی بر منشور پروژه شامل اطلاعات خاصی است که در زیر آمده است.

  • الزامات پروژه
  • نیازهای مربوط به کسب و کار
  • خلاصه برنامه زمان بندی
  • فرضیات و محدودیت های پروژه
  • اهداف پروژه، از جمله بازگشت سرمایه

باید گفت که اگر برای منشور پروژه فاکتور محاسبه بازگشت سرمایه (ROI) موردنیاز بود، می‌توان گفت تعداد کمی از پروژه‌ها دارای منشور واقعی هستند. کارشناسان هنوز در مورد اینکه آیا محاسبه این فاکتور برای پروژه‌های مختلف معنی‌دار است یا خیر بحث می‌کنند.

محتوای منشور پروژه چیست؟

بر اساس استاندار پی ام باک، منشور پروژه حاوی سرفصل‌های زیر است.

دلیل یا توجیه انجام پروژه که در این بخش باید مشخص گردد که دلیل انجام پروژه چیست؟ این دلیل می‌تواند مواردی مانند نیاز بازار، درخواست یک مشتری و یا یک الزام قانونی باشد. اهداف قابل اندازه‌گیری پروژه و معیارهای سنجش موفقیت این اهداف نیز در این بخش اهداف قابل اندازه‌گیری که برای مدیر پروژه در ابتدای کار تعریف شده و مدیر پروژه موظف به رسیدن به این اهداف است ذکر می‌گردد.

نکته مهم در این بخش این است که هدف باید قابل اندازه‌گیری باشد یا به عبارت دیگر هدفی که قابل اندازه‌گیری نباشد، هدف نیست. به عنوان مثال اگر یکی از اهداف پروژه کسب سود باشد، پس باید واژه کسب سود به میزان 20% ذکر گردد. الزامات کلان پروژه هم شامل شرایط (بایدها و نبایدها) که می‌بایست در راستای رضایت بخشی هدف پروژه و کارفرما تأمین گردد.

مفروضات و محدودیت های کلان پروژه مورد بعدی است که در این قسمت مفروضات و محدودیت های کلان پروژه ذکر می‌گردد. در قسمت شرح کلی پروژه یک شرح کلان و خلاصه از پروژه آمده است که شامل اطلاعات کلی، تحویل شدنی‌های کلان پروژه، توصیف کلی پروژه، محل اجرا و ارکان کلیدی پروژه (کارفرما، پیمانکار مشاور، عامل چهارم) است.

مطالب مرتبط: ساختار مدیریت اجرایی پروژه چیست؟

مورد بعدی هم شامل ریسک‌های کلان پروژه است. این بخش شامل ریسک‌های کلانی است که بر کل پروژه تأثیر می‌گذارند. علاوه بر این هم زمان‌بندی کلان پروژه و مایل استون‌های کلیدی را باید در نظر داشت. این بخش شامل زمان‌بندی کلی پروژه و همچنین وقایع کلیدی و مهم در پروژه، مانند تکمیل تحویل شدنی‌های کلیدی، شروع و یا تکمیل فازی از پروژه، تحویل زمین، ابلاغ قرارداد و … است.

بودجه کلی و کلان پروژه مورد بعدی در محتوای پروژه است که شامل برآوردی کلان از کل بودجه پروژه خواهد بود. در کنار این موارد ذینفعان اصلی و کلیدی پروژه هم جای دارند. در این قسمت ذینفعان کلیدی پروژه مانند کارفرما، حامی، تأمین‌کننده مالی و … ذکر می‌گردد.

مورد نهم شامل الزامات تصویب و تأیید پروژه است. در این قسمت باید مشخص گردد اهدافی که برای پروژه تعیین‌شده است را در طول و انتهای پروژه چه شخص یا اشخاصی تأیید می‌کنند و یا تحویل می‌گیرند. مورد دهم هم معرفی مدیر پروژه، مسئولیت‌ها و اختیارات خواهد بود و در این قسمت مدیر پروژه همراه با مسئولیت‌های کلان وی معرفی می‌گردد. نکته مهم در این بخش تعیین میزان اختیارات مدیر پروژه متناسب با مسئولیت‌هایش است.

مورد آخر نیز شامل نام و امضای حامی یا سایر کسانی است که منشور پروژه را تأیید می‌کنند یعنی اشخاص کلیدی و صاحب نفوذی که می‌بایست این مدرک را امضاء نمایند.

نحوه ایجاد منشور پروژه

تدوین و ایجاد منشور پروژه به مواردی نیاز دارد که شامل موارد زیر هستند.

  1. هدف از پروژه

این بخش توضیح می‌دهد، علت اصلی شروع پروژه چیست؟ مسئله اصلی پروژه چیست؟ در این بخش می‌توان به قراردادی که منجر به شروع آن شده است و یا مسئله سازمانی که برای حل آن پروژه را شروع کرده‌ایم ارجاع دهیم. برای مثال ارجاع به صورت جلسه‌ای که سیستم جدید اتوماسیون تصویب شد.

  1. تعریف پروژه

در این بخش باید توضیح داده شود که پروژه می‌خواهد به چه چیزی دست یابد؟ برای مثال تهیه یک سیستم جدید انبارداری با قابلیت‌های کلیدی که تا الان مشخص شده است.

  1. اهداف قابل اندازه‌گیری و شاخص‌های موفقیت پروژه

اهداف و شاخص‌های که در زمان تعریف پروژه مشخص می‌شود را در منشور قید کنید. این بخش باعث می‌شود بدانید به طور مشخص در مورد چه چیزی صحبت می‌کنید.

  1. بودجه و منابع مالی پروژه

در این مرحله معمولاً شناخت مناسبی از جزییات و هزینه‌های پیش رو نداریم، بنابراین نمی‌توانیم یک بودجه با جزییات دقیق در نظر بگیریم. در این بخش باید محدودیت‌های اصلی و بازه مورد توافق بودجه و همچنین منابع در دسترس را مشخص کنید.

  1. ریسک‌های مربوط به پروژه

همه پروژه‌ها ریسک دارند. این یک نکته کلیدی است و شما باید آن‌ها را مشخص کنید. در این بخش شما باید لیستی از ریسک‌های مهم را قید کنید.

مطالب مرتبط: اصول و روش های کاربردی در مدیریت مالی پروژه‌های ساختمانی

  1. نقاط عطف (Milestones) پروژه

اگر نقاط عطف مهم پروژه را می‌دانید در این بخش از پروژه قید کنید. بعدا می‌توانید این نقاط عطف را به گانت‌چارت منتقل کنید. هدف اصلی این است تا زمان‌های مهم پروژه را مشخص کنید.

  1. لیست ذینفعان کلیدی پروژه

شاید مهم‌ترین بخش چارتر همین بخش باشد. در این بخش لیست ذینفعانی که بیشترین اثر را در پروژه دارند باید ذکر شود. این لیست به مدیر پروژه می‌گو‌ید: باید انتظارات، نیازها و خواسته‌های چه افرادی را در نظر بگیرد، از چه کسانی پول بگیرد و به چه کسانی گزارش دهد و ….

مطالب مرتبط: مدیریت ذینفعان پروژه چه مزایایی دارد و ذینفعان چه کسانی هستند؟

  1. الزامات از پیش تعیین‌شده پروژه

در این بخش الزاماتی که در ابتدا مشخص شده است و همچنین این که چه کسی موفقیت و شکست پروژه را تشخیص می‌دهد را باید ذکر کنید.

  1. سطوح مسئولیت و اختیارات پروژه

برای شفاف‌سازی و مشخص کردن اختیارات لیست افراد و بخش‌های مهم سازمان را در این بخش و نحوه تعامل با آن‌ها را ذکر کنید. در این بخش همچنین باید ذکر شود حدود اختیارات مدیر پروژه چیست؟ و برای چه تصمیماتی باید تایید مدیران ارشد و یا سرمایه‌گذاران را بگیرد؟

فواید تهیه منشور پروژه

دلیل اصلی اینکه هر پروژه در آغاز کار به منشور پروژه احتیاج دارد این است که بدون آن هیچ سند یا مدرک رسمی وجود ندارد که یک مدیر پروژه تعریف و ارائه داده و از طرف ذینفعان تصویب شود. منشور پروژه مزایای متعددی را نیز در بر دارد که موارد زیر را در برمی‌گیرند.

  • رسماً شروع پروژه را اعلام می‌کند
  • یک دیدگاه و درک مشترک از پروژه‌ایجاد می‌کند
  • مدیر پروژه را برای هدایت پروژه توانمند می‌کند
  • اهداف کلان پروژه را مشخص می‌کند
  • مشخص می‌کند که مبنای موفقیت در پایان پروژه چگونه خواهد بود
  • با اعلام پروژه به کل سازمان از پروژه پشتیبانی می‌کند
  • اطمینان حاصل می‌کند که ذینفعان اصلی از کلیت پروژه آگاه هستند
  • بودجه و منابع پروژه را تعیین می‌کند
  • به عنوان نقطه مرجع تیم پروژه عمل می‌کند

سخن آخر

بهره‌مندی از منشور پروژه‌ای که اطلاعاتی شفاف و عاری از هرگونه ابهام را شامل می‌شود، اولین گام در جهت مدیریت موفق هر پروژه است. به منظور درک بهتر منشور پروژه می‌توان توسط افراد سندی تصویری نیز از آن ارائه داد. یک منشور پروژه صرفاً سندی حاوی اطلاعات نیست بلکه یک مکانیزم ارتباطی است که به‌عنوان مرجع به شمار می‌رود.

این سند زمینه‌ای مؤثر جهت برقراری ارتباط با ذی‌نفعان و بهینه‌کردن همکاری مشارکت‌کنندگان در پروژه است. تمامی اعضای تیم پروژه باید نسبت به محتوای منشور پروژه آگاه باشند تا بتوانند در جهت موفقیت پروژه به‌درستی گام بردارند. متری چند با ارائه سرویس‌های متنوع از جمله برآورد هزینه و برنامه ساخت به کاربران پروژه‌ها کمک خواهد کرد تا در کنار مواردی همچون منشور پروژه در به ثمر رساندن آن موثر باشند.

برای امتیاز به این نوشته کلیک کنید!
[کل: 0 میانگین: 0]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مشابه

دکمه بازگشت به بالا