وبلاگ

خانه وبلاگ اصول تدوین منشور پروژه چیست و اجزای آن کدام‌اند؟

اصول تدوین منشور پروژه چیست و اجزای آن کدام‌اند؟

در این مقاله قصد داریم به مسائلی حول محور تدوین منشور پروژه، تعاریف، اشخاص، مسئولیت‌ها، محتوای منشور، محدودیت‌ها، ریسک‌ها و بسیاری دیگر از موضوعات می‌پردازیم. در ادامه راه با ما همراه باشید.

منشور پروژه چیست؟

منشور پروژه (Project charter) سندی است که کاربرد اصلی آن ایجاد چهارچوبی برای تشریح توافقات و مفروضات اولیه در پروژه است. در این سند مشخصات پروژه، اهداف اصلی اجرای پروژه، محدودیت‌ها، بودجه، ساختار سازمانی پروژه، ریسک‌های کلان پروژه و … مطابق این دستور العمل‌های استاندارد عنوان می‌شود.

چه اشخاصی در منشور پروژه حضور دارند؟

کارفرما؛ شخصیتی حقوقی است که قراردادها را امضاء می‌کند و انجام خدمات موضوع قرارداد را واگذار می‌نماید.

پیمانکار؛ شخص حقیقی یا حقوقی است که جهت اجرای عملیات موضوع پیمان  (طراحی، ساخت، نصب، تامین) با او قرارداد منعقد می‌شود.

مدیر پروژه؛ شخصی که مسئولیت راهبری و انجام اثربخش مراحل اجرای پروژه از آغاز تا مرحله اختتام را به عهده دارد.

واحد مهندسی؛ متخصصین بخش‌های معماری، سازه، مکانیک و الکتریکال که مسئولیت طراحی و نظارت عالیه پروژه‌ها را عهده‌دار هستند.

چه افرادی در تهیه منشور پروژه نقش آفرینی می کنند

مسئولیت تهیه منشور پروژه بر عهده چه کسی است؟

منشور پروژه با مسئولیت مدیر پروژه و با هم‌فکری و مشارکت عوامل کلیدی پروژه (واحد مهندسی و…) تهیه می‌گردد سپس این سند به تائید  مدیریت ارشد سازمان رسیده و پس از تصویب نهایی، به واحدهای اجرایی ابلاغ گردد. جهت تهیه منشور پروژه ضروری است از روش‌هایی چون مصاحبه با مدیران کلیدی، مطالعه سوابق پروژه‌های گذشته و مرور موافقت نامه‌ها و قراردادهای پروژه‌ها، توسط گروه نویسنده استفاده شود.

محتوای منشور پروژه شامل چه مواردی می‌شود؟

مشخصات و محصول نهایی پروژه

عنوان پروژه

محدوده اجرای پروژه

مشخصات زیر بنایی پروژه به تفکیک کل به جزء و کاربری‌های آن (مسکونی، تجاری،  مشاعات و …)

اهداف اصلی اجرای پروژه

در بخش اهداف اصلی اجرای پروژه، مشخص می‌شود اجرای پروژه در راستای چه اهدافی اجرا می‌شود. دلایل انجام پروژه و ارتباط با برنامه استراتژیک شرکت (ارتباط استراتژی پروژه و سازمان مادر) عنوان می‌شود. در این قسمت به دو سؤال اساسی پاسخ داده می‌شود. به چه دلیل یا دلایلی این پروژه برای کارفرما و یا سرمایه گذار مطرح است؟ و ارتباط این پروژه با استراتژی‌های شرکت در چیست؟

البته لازم به ذکر است که در پاسخ به این سوالات می‌توان ضمن تشریح موضوع، از کلید واژه‌های ضروری مانند تقاضای بازار، نیازهای سازمانی، درخواست مشتری، ارتقای تکنولوژیک، الزامات حقوقی، تاثیرات زیست محیطی و نیازهای اجتماعی استفاده کرد. علاوه بر این اهداف پروژه را می‌توان با جواب دادن به یک یا چند سوال زیر مشخص نمود.

چرا پروژه مطرح شده است؟

چه انتظاری از اجرا شدن پروژه داریم؟

با انجام پروژه به چه سوال‌ها و نیازهایی پاسخ خواهیم داد؟

مدت زمان مطلوب برای انجام پروژه چگونه است؟

اجرای پروژه با چه کیفیتی مورد نیاز است؟

تعیین اهداف در منشور پروژه

مفروضات و اقلام قابل تحویل پروژه کدام‌اند؟

مفروضات مجموعه اطلاعاتی هستند که با فرض درست بودن آن‌ها محاسبات و تخمین‌های پروژه صورت می‌گیرد. این فرضیات و تغییرات مربوط به آن‌ها باید همواره در طول چرخه حیات مدیریت پروژه مورد توجه و پیگیری قرار گیرند. به‌عنوان مثال می‌توان تحویل به موقع زمین، رفع معارضین و اخذ مجوزها در زمان مناسب را جزو مفروضات یک پروژه دانست و در قسمت اقلام قابل تحویل اصلی پروژه به عنوان مثال تعداد و نوع آسانسور، مشخصات نمای پروژه، مشخصات نوع سازه، نوع تحکیم پروژه و … اشاره کرد.

ذینفعان کلیدی پروژه شامل چه اشخاصی می‌شود؟

ذکر نام اشخاص حقوقی و حقیقی در منشور پروژه که از ذینفعان کلیدی پروژه به حساب میآیند، ضروری است. علاوه بر این چگونگی نیازمندی‌ها، توقعات، نقش‌های آنان در پروژه نیز باید صورت پذیرد. به عنوان مثال ذینفعان کلیدی پروژه مالکان، سرمایه گذاران، پیمانکاران و … و نقش‌ها و خواسته‌های آن‌ها باید در منشور پروژه ذکر شود.

ساختار سازمانی پروژه (چارت سازمانی پروژه) چیست؟

ضروری است تا در منشور پروژه، ساختار شکست سازمانی پروژه ارائه گردد به نحوی‌که در آن ارتباط اعضای کلیدی گروه‌های کاری، و دیگر افراد درگیر با بسته‌های کاری مشخص شده و خطوط ارتباطی بین هر کدام تعیین شوند. ثبت چنین ساختاری حائز اهمیت است، چرا که تعداد تقریبی افراد لازم برای تکمیل عملیات اجرایی پروژه و مسئولیت‌های اعضای آن گروه را مشخص کرده و حتی توضیحی از کار مربوط به آن‌ها ارائه می‌نماید.

محدودیت‌ها در منشور پروژه شامل چه بخش‌هایی است؟

در منشور پروژه باید محدودیت‌هایی که پروژه با آن‌ها دست به گریبان است به ‌همراه منشأ ایجاد آن‌ها که می‌تواند امکانات موجود، اهداف استراتژیک سازمان پروژه محور، انتظار دست‌اندرکاران اصلی و… باشد در دو قالب داخل سازمانی و خارج سازمانی مشخص و تشریح گردند. تعیین و درک این محدویت‌ها تأثیر به سزایی برروی شیوه اجرای پروژه، نحوه برنامه‌ریزی پروژه (تعیین روش منابع مالی، تخمین هزینه‌ها و مدت زمان فعالیت‌ها) و مدیریت آن خواهد گذاشت. لذا توجه به محدودیت‌ها پروژه بسیار مهم بوده و باید به نحوی شفاف و واقع بینانه مشخص و بیان گردند. از جمله محدودیت‌هایی که یک پروژه با آن‌ها مواجه می‌شود، شامل موارد زیر می‌شود.

محدودیت‌های سرمایه‌ای مانند نحوه تأمین سرمایه و میزان سرمایه در دسترس و …

محدودیت‌های ناشی از سطح مهارت و دانش حرفه‌ای افراد

محدودیت‌های ناشی از منابع قابل دسترس

محدودیت‌های فناوری (تکنولوژیکی)

محدودیت‌های مشاوره‌ای

محدودیت‌های بانکی

محدودیت‌های ناشی از قوانین جاری کشور

محدودیت‌های جغرافیایی

محدودیت‌های درون سازمانی و یا برون سازمانی

به عنوان مثال می‌توان به مواردی مانند مانند محدودیت بهره‌گیری از پیمانکاران و مشاوران حرفه‌ای و … اشاره کرد.

ذکر محدودیت ها در منشور پروژه

ریسک‌های موجود در پروژه در منشور پروژه چگونه بیان می‌شوند؟

یکی از موضوعات برجسته‌ای که در منشور پروژه باید بدان پرداخته شود ارائه فهرستی از ریسک‌ها و پیامدهایی است که در‌حال‌حاضر مشخص بوده و با تعیین آن‌ها می‌توان عوامل کلیدی پروژه را از درجه ریسک کلی پروژه آگاه نمود و حمایت آن‌ها را برای چاره‌اندیشی و حل این موارد به‌دست آورد.

ذکر ریسک های پروژه

پیش‌بینی کلان زمانی

پیش‌بینی زمان شروع و خاتمه پروژه و مایلستون‌های کلیدی پروژه باید در منشور پروژه تبیین گردد.

پیش بینی کلان زمانی پروژه

خلاصه‌ای از بودجه‌بندی پروژه

بودجه‌بندی پروژه مشتمل بر جمع هزینه‌های برآورد شده برای فعالیت‌ها و بسته‌های کاری پروژه و ارائه آن‌ها در یک قالب مشخص است.

ذکر خلاصه ا یاز بودجه بندی در منشور پروژه

نیازمندی‌ها (منابع)

ضروری است تا در منشور پروژه مشخصات نیروی انسانی کلیدی، ماشین آلات خاص، و نرم افزارهای پروژه و … تشریح گردند.

 

مطالب مرتبط



0 دیدگاه

دیدگاه خودتان را ارسال کنید.

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های الزامی با * علامت گذاری شده اند.

×