اهمیت و جایگاه برنامه ریزی و کنترل پروژه «پی ام او» (PMO) در سازمان
در این مقاله به مباحث زیر میپردازیم
هدف سازمان از ایجاد برنامه ریزی و کنترل پروژه ها با توجه به استراتژی‌های کلان سازمان می باشد . همچنین با در نظر گرفتن نیازمندی‌های مشتریان و کشش بازار، پروژه‌ها تعریف و اولویت بندی میشود که لازم است طبق برنامه زمانی،بودجه با روش‌های استاندارد مدیریت و کنترل شوند. واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه‌ها در سازمان‌های پروژه محور با الگو برداری از استانداردهای موجود پی ام بوک (PMBOK) و دانش و سوابق پروژه‌های سازمان و سایر شرکت‌ها، جهت رسیدن به اهداف ذیل اقدام می نماید.
برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
هدف سازمان‌ها از ایجاد برنامه ریزی و کنترل پروژه‌ها چیست؟
پاسخ به نیازمندی‌های مدیریت ارشد سازمان از طریق مدیریت پروژه‌ها در راستای رسیدن به اهداف کلان سازمانی
نظارت و کنترل پروژه‌ها جهت اطمینان از تحقق نیازهای ذینفعان اصلی سازمان
اجرای سیستماتیک فعالیت‌ها در پروژه‌ها جهت مدیریت بر زمان تحویل هر پروژه
مدیریت صحیح هزینه‌ها از طریق اجرای درست و به موقع فعالیت‌ها
نگاهی کامل به کل فرآیندها و پیاده سازی آن‌ها در طول عمر پروژه‌ها
امکان تحلیل و تصمیم سازی برای مدیریت در کلیه فرآیندهای اجرایی پروژه
کاهش ریسک عدم موفقیت پروژه‌ها با توجه به بازنگری‌های دوره‌ای
استفاده از تجربیات کسب شده از پروژه‌های جاری در پروژه‌های آتی
ایجاد سطوح برنامه ریزی و کنترل پروژه در سازمانی پروژه محور
برنامه ریزی و کنترل پروژه سطح کارگاهی که زیر مجموعه مدیر پروژه است، با استفاده از سیاست‌های ابلاغ شده پی ام او (PMO) موظف است برنامه ریزی تفصیلی و کنترل پروژه را با ارائه گزارشات روزانه و هفتگی و ماهانه پروژه که با هماهنگی مدیر پروژه و فرمت های اعلام شده می باشد در دستور کار قرار دهد. جایگاه سازمانی پی ام او (PMO) زیر مجموعه مدیریت ارشد سازمان مادر است.
ماموریت اجرایی برنامه ریزی و کنترل پروژه‌ها چیست؟
این ماموریت شامل برنامه ریزی کلان و اولویت بندی پروژه‌ها مطابق با سیاست‌ها و استراتژی‌های تعریف شده، اطلاع رسانی به مدیران، مسئولین و سایر ذینفعان کلیدی از روند اجرای پروژه‌ها جهت تصمیم گیری در خصوص بحران‌ها و منابع در دسترس سازمان و پیاده سازی فرایندهای استاندارد و سیستم مدیریت پروژه جهت تسهیل و کنترل بر فرآیندهای کلیدی مدیریت پروژه با همکاری کنترل پروژه کارگاه و تیم مدیریت پروژه است.
چرخه عمر پروژه‌ها در سازمان‌های پروژه محور چگونه است؟
تعریف استراتژی‌ها و اهداف
برنامه ریزی و مطالعات (اولویت بندی پروژه‌ها)
برنامه‌ریزی تفصیلی پروژه
اجرای پروژه
کنترل پروژه
تکمیل و تحویل پروژه
ابزارها و تخصص‌های لازم جهت پیاده سازی پی ام او (PMO) در سازمان‌های پروژه محور چیست؟
آشنایی با استانداردهای موجود PMBOK و PRINCE
تحلیل شاخص‌های کلیدی پروژه در حوزه زمان و هزینه
یادگیری مسایل حقوقی پروژه‌ها
اصول مستند سازی
یادگیری اصول و مبانی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
بودجه بندی و کنترل هزینه‌های پروژه
آشنایی با مدل‌های اولویت بندی پروژه‌ها
شناخت روش اجرای پروژه‌ها
تخصص در تدوین و تعریف استراژی‌ها و اهداف سازمان
شرکت در جایزه‌های ملی پروژه متناسب با بلوغ سازمانی
مزایای استقرار پی ام او (PMO) در سازمان های پروژه محور چیست؟
پیاده سازی سیستم متمرکز بودجه بندی و کنترل هزینه‌های پروژه‌ها
پیاده سازی مکانیزم ادعا در چهار چوب دستور العمل‌های ابلاغی سازمان‌های حکومتی
مطالعات و امکانسنجی طرح‌ها
همکاری در الویت بندی طرح‌ها و برنامه‌ها
ایجاد داشبورد مدیریتی و تحلیل شاخص‌های کلیدی
همکاری در مدیریت تغییرات در پروژه‌ها
پیاده سازی فرایندها و دستور العمل‌های مدیریت پروژه
ارائه گزارشات پیشرفت پروژه جهت ذینفعان کلیدی سازمان
ایجاد بانک‌های اطلاعاتی حوزه‌های مختلف
پیاده سازی مهندسی ارزش پروژه‌ها
پیاده سازی مدیریت دانش در پروژه‌ها
پیاده سازی مدیریت ریسک در پروژ‌ها
تهیه و تدوین ساختار سازمانی در پروژه‌ها
تهیه جریان نقدینگی مورد نیاز در دوره‌های زمانی پروژه
برگزاری جلسات راهبردی با مدیران پروژه
تعریف شاخص‌های کنترلی در حوزه‌های مختلف سازمان با توجه به تعریف فرآیندهای پروژه
دفتر مدیریت پروژه به‌عنوان متولی مدیریت پروژه در سازمان باید از اختیار و قدرت لازم جهت جاری سازی فرایندهای استاندارد و یکپارچـه و نهایتـاً نظـارت بـر حسن اجرای آن ها برخوردار باشد. از طرفی فرهنگ سازمانی در برابر تغییرات ایجاد شده مقاومت خواهد نمود، یکی از مواردی که این موضوع را تسهیل می نماید اختیار و اقتدار قابل ملاحضه دفتر مدیریت پروژه است.
دفاتر مدیریت پروژه علی رغم اثبات کارآمدی و ارائه نتایج مطلوب در سازمان‌های پروژه محور، همچنان با مسائلی دست به گریبـان هسـتند کـه جلـب و سـطح حمایت مدیران ارشد از آن قبیل است. دفاتر مدیریت پروژه بدون حمایت قاطع و مستمر مدیران ارشد سازمانی، جهت ارائه خدمات خود با مشکلات عدیده و بسیار جدی مواجه هستند. در بسیاری از موارد که مدیران ارشد حمایت کافی را از این دفاتر به عمل نمی آورند، عملاً آن ها اختیارات و توان مناسب برای جـاری نمـودن خدمات و ارائه خروجی های مؤثر خود را در بدنه سازمان ندارند. طبیعی است که چنانچه برنامه های دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سـازمان پیـاده سـازی نگـردد بـه تبـع آن چـالش دیگری به سراغ آن ها خواهد آمد و آن عدم ایجاد ارزش افزوده و حصول موفقیت است.
بر اساس مطالعات انجام شده در سال 2010، عدم مشارکت و همکاری ذینفعان دفتر مدیریت پروژه در پیشبرد کارکردهای این دفتـر و بـویژه در اسـتاندارد سـازی مدیریت پروژه به‌عنوان یکی از رایج ترین و اصلی ترین کارکردهای آن، فراوان ترین عامل تغییر شکل و تحول در این دفاتر بوده است. ایـن اقـدام بهتـرین روشی است که اصل پذیرش و مقبولیت دفاتر مدیریت پروژه را تسهیل نموده و مؤثر واقع شده است.
همکاری و مشارکت ذینفعان کلیـدی دفـاتر مـدیریت پـروژه حسب اقتضائات کارکردهای این دفتر، بزرگترین ضمانت اجرایی برای طراحی ها و استانداردسازی هایی است که توسط آن صورت می پذیرد. ایـن موضـوعات در سازمان‌های پروژه محور بدلیل گستره و بعضاً پیچیدگی روابط و تعدد پروژه ها اهمیـت شـایانی مـی یابـد.
مشـارکت ذینفعـان دفتـر مـدیریت پـروژه و برخورداری از حمایت های آنان باعث می شود تا ریشه های کاری و ارزشی این دفاتر در عمق لایه ها و سطوح سازمانی هلدینگ ها فرو رفتـه و اسـتحکام یابـد.
از اهم وظایف دفاتر مدیریت پروژه نظارت بر اجرای پروژه ها است. این نظارت ها در برخی موارد کلان و برخی دیگر با جزئیـات بیشـتری اسـت. دفـاتر مـدیریت پروژه ضمن آگاهی از پیشرفت پروژه ها، مسائل و مشکلات آن ها را رصد نموده و زمینه را به منظور ارائه راهکارها و اقدامات اصلاحی یا پیشـگیرانه قـراهم مـی نماید.
آنچه پیرامون بلوغ دفتر مدیریت پروژه حائز اهمیت است آن است که اولاً هر سازمان لزوماً نیازمند استقرار سطوح بالای این دفاتر نیست و دوماً اینکه بلوغ دفتر مدیریت پروژه تابعی از بلوغ سازمانی است.
بعبارت دیگر سازمانی که حسب بلوغ و الزاماتش تـوان اسـتقرار سـطوح بـالای دفتـر مـدیریت پـروژه کـه قطعـاً کارکردهایی با عمق و گستره بیشتری را دنبال می کند ندارد، بهتر است به منظور افزایش نرخ موفقیت و نهادینه شدن مفهـوم دفتـر مـدیریت پـروژه در سـازمان رویکرد بلوغ تدریجی را سرلوحه برنامه خود قرار دهد.
افزایش عملکرد تیم پروژه بویژه مدیران پروژه از جمله اقداماتی است که دفتر مدیریت پروژه به‌عنوان یک واحد بی طرف سازمانی می‌تواند متولی آن باشـد. ایـن اقدام به‌عنوان ابزاری مناسب برای تقویت سطح اختیارات و همچنین پذیرش دفتر مدیریت پروژه است. نتایج این ارزیابی ها مهم‌ترین مرجع برای عزل و نصـب هـای بعـدی خواهد بود. همچنین این ارزیابی ها علاوه بر افراد ابعاد سازمانی را نیز دربرمیگیرد و بررسی عملکرد سازمانی و تعیین سطح آن را شامل می شود.
وجوه مشترک کاری با سایر بخش های وظیفه ای و عملیاتی سازمان از یک سو و دامنه وسیع اقدامات دفتر مدیریت پروژه از سوی دیگر دلایلی است تا کارکنان دفتر مدیریت پروژه ترکیبی از افراد پروژه اداری و افراد آشنا به کسب و کار باشند.
تدوین منشور و برنامه های اجرایی دفتر مدیریت پروژه همسو با استراتژی های سازمانی، ارزش نتایج و اقدامات این دفتر را مضاعف نموده و سازمان را با سـرعت بیشتری روی ریل استراتژیک ترسیم شده اش جهت رسیدن به اهداف حرکت می دهد. این همسویی همواره حمایت سازمانی بویژه مـدیران ارشـد را بـه دنبـال خواهـد داشت.
از مهم‌ترین مسائلی که باید در طراحی و استقرار دفتر مدیریت پروژه لحاظ نمود، بیشترین تطابق و همخوانی دفتر مدیریت پروژه با ساختار و بلوغ سـازمانی اسـت. بی‌دقتی در این موضوع می‌تواند مرگ PMO را به دنبال بیاورد. به همین دلیل بهتر است نتایج ارزیابی‌های پیش از استقرار این نوع دفاتر را به‌دقت تحلیـل نمـود تـا ساختار متناسب دفتر مدیریت پروژه طرح‌ریزی شود.
برای محاسبه آنلاین هزینه بازسازی روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
سخن آخر
نقش و تأثیر دفتر مدیریت پروژه در شرکت‌های پروژه محور در قالب نقش‌های هماهنگ‌سازی، یکپارچه‌سازی، تسهیل‌کنندگی و نظارتی و مشورتی تبیین گردیده است. دفاتر مدیریت پروژه به‌عنوان یک ضرورت در سازمان‌های پروژه محور خود را مطرح نموده و مزایای بسیاری را به‌عنوان ارزش‌افزوده ارائـه می‌نمایند. ساختار مناسب دفتر مدیریت پروژه و انطباق آن با سازمانی که در آن قرار می‌گیرد، همواره به‌عنوان یک عامل مهم در شکسـت یـا موفقیـت آن‌ها است.