چرا باید پروژه شما برنامه زمانبندی داشته باشد؟

زمانی که یک طرح و یا یک ایده به پروژه تبدیل می شود برای ذینفعان کلیدی خود اهدافی را به دنبال دارد که رسیدن به این اهداف رمز موفقیت پروژه از منظر ذینفعان پروژه است. این اهداف در قالب سه محور اصلی زمان، هزینه و کیفیت در جریان است. تیم پروژه در حوزه های طراحی، اجرا، تامین و نظارت با تمامی فرآیندهای مرتبط آن تلاش می کنند تا اهداف تعریف شده به بهترین نحو در طول اجرای پروژه در قالب برنامه زمانبندی پروژه محقق شود.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

در این مسیر یعنی از زمان تولد تا زمان اتمام و تحویل پروژه به عنوان یک محصول، باید اقدامات تعریف شده ای را مطابق با استاندارد های موجود، در دستور کار قرار داد. در غیر این صورت رسیدن به اهداف و شاخص های تعریف شده پروژه ممکن است با مغایرت هایی مواجه شود یا حتی منجر به شکست پروژه و یا عدم موفقیت آن شود.

دلائل شکست یا موفقیت یک پروژه

با کمی مطالعه می توان دریافت که در اطراف ما پروژه های شکست خورده و ناموفق در سطوح مختلف اتفاق می افتند. پروژه هایی که علیرغم صرف هزینه های زیاد، بدلیل ضعف مدیریت و برنامه ریزی و مغایرت با اهداف تعریف شده، دچار شکست می شوند. شاید باید بگوییم منظور ما از پروژه های ناموفق کدامیکی از آنها است:

• هتل های بی مسافر
• پروژه های ساختمانی بدون سکنه
• پروژه هایی که متوقف می شوند
• پروژه هایی که زمان اجرای آن ها خیلی طولانی می شود و محصول پروژه را غیر اقتصادی می نمایند
• پروژه هایی که مشتری ندارند
• پروژه هایی که قیمت تمام شده آن ها بیشتر از رقم فروش است.
• و…

همه موارد فوق یعنی عدم رسیدن به اهداف اصلی تعریف شده پروژه.

یکی از ابزارهای مهم کسب موفقیت در پروژه، تهیه برنامه زمانبندی آن است.

برنامه زمانبندی پروژه، ابزاری است جهت مشخص کردن مسئولیت های اجرایی، بودجه مورد نیاز در طول اجرای پروژه و همچنین مشخص نمودن اتفاقات مهمی که به عنوان یک رویداد (Milestones) مهم قرار است در پروژه اتفاق بیافتد.

با استفاده از برنامه زمانبندی پروژه می توان تاثیرات تغییرات احتمالی بر پروژه را پیش بینی نمود و حتی تصمیم بر انجام شدن و یا نشدن آن گرفت.

موفقیت یک پروژه به وجود برنامه زمانبندی که مطابق با توانمندی ها تهیه شود بستگی دارد. برنامه ای که به خوبی نشان دهد هر فعالیتی چقدر به سایر فعالیت های پروژه بستگی دارد، در چه زمانی و با چه هزینه ای و توسط کدام منابع مورد نیاز می باید انجام می شود؟ برنامه زمانبندی یکی از ابزارهای مهم در برآورد بودجه پروژه است و در حقیقت خط مبنایی (Baseline) برای برآورد بودجه پروژه مطابق با زمان پروژه می باشد.

برنامه زمانبندی در حقیقت نقشه راه اجرای پروژه از شروع تا پایان و یا همان تحویل محصول پروژه است که به روشنی مسیر اجرای پروژه را برای تیم پروژه مشخص می کند. مدیر پروژه با استفاده از این نقشه راه در طول اجرای پروژه بر نحوه انجام فعالیت ها و در مواقعی تاثیر عوامل مختلف را بر عملکرد پروژه مورد بررسی قرارداده و اقدامات اصلاحی مورد نیاز را در ادامه کار در دستور کار قرار می دهد.

باید به این نکته توجه کرد که برنامه ریزی جزو لاینفک هدف گذاری در پروژه ها است.

در پروژه های ساختمانی با توجه به تعدد زیاد فعالیت ها باید حتما تهیه برنامه زمانبندی پروژه را در مسیر فرآیندهای پروژه قرارداد تا بتوان در عرصه رقابت ،محصولی با کیفیت، در زمان و با هزینه مناسب تحویل مشتری نهایی نمود.

فواید تهیه برنامه زمانبندی در یک پروژه

همسو نمودن سازمان پروژه

با توجه به اینکه سازمان پروژه در عملکرد خود می باید مطابق با اهداف تعیین شده سند منشور پروژه حرکت نماید، با مشخص کردن اهداف پروژه و پیاده سازی آن در برنامه زمانبندی می توان مسیرحرکت پروژه را همسو با اهداف سازمان به بهترین شکل مدیریت و برنامه ریزی نمود.

مسلما منابع موجود در یک پروژه محدود است. با استفاده از برنامه زمانبندی درست می توان این منابع را مدیریت نمود تا کمترین اتلاف منابع را در پروژه شاهد باشیم. هدر رفت منابع و یا عملکرد نادرست آن باعث افزایش هزینه ها و بالا رفتن قیمت تمام شده پروژه می گردد و این به خودی خود باعث مغایرت و یا دور شدن از اهداف کلیدی پروژه می شود. این منابع شامل: ماشین الات، مصالح، نیروی کار و هزینه ها است.

مشخص شدن مسئولیت ها

با مشخص شدن لیست فعالیت ها می توان مسئولیت طراحی، اجرا، تامین، کنترل و نظارت آن را مشخص نمود و مدیر پروژه به عنوان هد تیم پروژه عملکرد این وظایف را در طول اجرای پروژه مدیریت می کند.

کنترل پیشرفت و عملکرد پروژه

تهیه برنامه زمانبندی پروژه همچنین یک ابزار جهت خود ارزیابی عملکرد پروژه است. در طول مدت اجرای پروژه می توان وضعیت عملکردی نیروی انسانی، ماشین الات، بودجه و … و همچنین ضعف های اجرایی را رصد و مدیریت نمود. از این طریق می توان فهمید سهم کدام عوامل بیشترین تاثیر را در شاخص های هزینه ها، زمان و کیفیت پروژه دارد تا در صورت نیاز، برای افزایش بازدهی و کاهش مشکلات، اصلاحاتی را در برنامه اجرایی پروژه ایجاد نمود.

استفاده از برنامه زمانبندی به عنوان یک سند حقوقی

برنامه زمانبندی یکی از اسناد مهم  پروژه محسوب می‌شود و در زمان اختلافات و دعاوی پیش آمده در طول  پروژه نیز می تواند به عنوان یکی از مهمترین اسناد حقوقی به آن استناد نمود البته به شرط آنکه در ابتدای توافقات قراردادی  در قالب برنامه خط مبنا Baseline مورد تایید ذینفعان کلیدی پروژه قرار گیرد.

انواع برنامه زمانبندی

تهیه برنامه زمانبندی در فاز برنامه ریزی پروژه در دو فاز صورت می گیرد:

 برنامه زمانبندی کلی/ کلان

برنامه ای که در آن فعالیت های اصلی موضوع قرارداد یا به عبارتی سطح یک پروژه با در نظر گرفتن شرایط قراردادی، مدت زمان و همچنین تاریخ شروع و پایان هر فعالیت به همراه اوزان مصوب شده تهیه می شود. این برنامه ساختار برنامه تفصیلی را مشخص می کند.

برنامه زمانبندی تفصیلی (Baseline Plan)

برنامه زمانبندی تفصیلی که در آن  فعالیت ها تا چندین سطح ریز شده و اوزان و هزینه مربوط به هر  فعالیت مشخص می باشد.مبنای برنامه ریزی اجرای فعالیت ها و تهیه گزارشات عملکردی پروژه و همچنین سند دعاوی پروژه برنامه  زمانبنید تفصیلی می باشد.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

در انتها به طور کلی، برنامه زمانبندی پروژه را می توان در جملات و عبارات زیر تعریف نمود:

• یک زبان مشترک بین کلیه ارکان کلیدی پروژه (شامل کارفرما، مشاور، پیمانکار و …) است.
• یکی از معتبرترین اسناد در زمینه لایحه تاخیرات و دعاوی پروژه است.
• ابزاری کاربردی جهت برآورد هزینه های پروژه است.
• ابزاری کاربردی در مدیریت منابع نیروی انسانی و ماشین آلات و مصالح، و بودجه پروژه است.
• برنامه زمانبندی یک زبان مشترک بین مراحل اصلی پروژه شامل مهندسی، خرید، اجرا و راه اندازی است.
• ابزاری جهت رصد و کنترل وضعیت پیشرفت پروژه در طول عمر پروژه است.

نظرات و سوالات خود را در پایین صفحه ثبت کنید. ما با حوصله کامل پاسخ خواهیم داد.