نحوه تدوین و مدیریت ساختار شکست کار در MSP

پروژه ها در انواع شکل قراردادی خود به دانش و مهارت های ویژه برای برنامه ریزی و کنترل پروژه نیاز دارند. قبل از اینکه دست به قلم شده و شروع به کار نمود، ابتدا باید به عنوان واحد و یا شخص برنامه ریز پروژه، با اطلاع کامل از مفاد قراردادی و اقلام قابل تحویل پروژه، بهترین روش برای تعریف ساختار شکست کار را شناسایی کرده و اطلاع کافی از سیاست شرکت مجری ویا کارفرما در اجرا و یا نظارت پروژه بدست آورد.

برای دریافت خلاصه متره، لیست قیمت مصالح مصرفی، برآورد هزینه ها به تفکیک فعالیت ها و برنامه ساخت به متری چند مراجعه کنید

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

ساختار شکست کار در یک پروژه ساختمانی

به طور کلی و پروژه محور منظور از تعریف ساختار شکست یعنی تعریف سطح اول و دوم ساختار شکست کار در MSP به عنوان نرم افزار مبنای کنترل پروژه. در پروژه‌های ساختمانی هم از نوع ساختار شکست محصول گرا (PWBS) و هم از نوع ساختار شکست عملیات محور (FWBS) استفاده می شود.  معمولا ساختار شکست کار در پروژه ساختمانی که از صفر تا صد برنامه ریزی می شوند، با تمرکز بر محصول (اقلام قابل تحویل) مانند طبقات طراحی می شود. در زیر ساختار شکست ساختمان بتنی سه طبقه تا سطح دوم از دو روش بالا مرور می شود.

ساختار شکست تهیه شده بر روش مبتنی بر محصول

• مایلستوهای پروژه
• فعالیت های مدیریتی و کنترلی
• فونداسیون
• طبقه اول
• طبقه دوم
• طبقه سوم
• محوطه

ساختار شکست تهیه شده بر روش مبتنی بر عملیات

• مایل استون های پروژه
• فعالیت های مدیریتی و کنترلی
• عملیات ابنیه
• فونداسیون
• اسکلت
• سفت کاری و نازک کاری
• تأسیسات مکانیکی
• تأسیسات مکانیکی طبقه اول
• تأسیسات مکانیکی طبقه دوم
• تأسیسات مکانیکی طبقه سوم
• تأسیسات برقی
• تأسیسات برقی طبقه اول
• تأسیسات برقی طبقه دوم
• تأسیسات برقی طبقه سوم

با کمی توجه به دو ساختار بالا می توان دید که عناوین به کار رفته همگی به جای فعل، اسم هستند. این یکی از تفاوت های اصلی فعالیت و ساختار شکست می باشد. همچنین در مدل اول که مبتنی بر محصول است، کل اقلام قابل تحویل پروژه در یک قاب آورده شده است یعنی همه آیتم ها پوشش داده شده اند. با بررسی مدل دوم، ساخت محوطه به عنوان یک سطح آورده شده و این ایراد را دارد که در محوطه سازی عملیات مختلف تأسیساتی و ابنیه انجام می شود که این ایراد مهم مدل دوم است.

در هر دو مدل و در ابتدای کار، دو عنوان مایلستون های پروژه و فعالیت های مدیریتی-کنترلی آورده شده است. ذکر مایلستون که همان فعالیت های برهه ای برای نشان دادن شروع یا پایان یک یا چند فعالیت هستند ضروری بوده، پس برای جمع آوری آنها یک گروه فعالیت یا سطح ساختار شکست به این نام در نظر می گیریم.

همچنین فعالیت های مربوط به مدیریت های مختلف در پروژه مثل مدیریت پروژه، مدیریت اجرا، مدیریت دفتر فنی، مدیریت اداری، مدیریت پشتیبانی، مدیریت مالی و مدیریت برنامه ریزی را می شود به عنوان فعالیت های در طول زمان (Level of Effort) درج کرد. تا اینجا تفاهم بر پیروی از مدل اول است. با اینکه در خیلی از پروژه ها، نمونه های متعدد و اشتباهی از تلفیق حالت های بالا استفاده می شود.

تفاوت سطوح ساختار شکست و فعالیت ها به غیر از اسم و فعل بودن آنها در این است که فعالیت قادر به شکسته شدن و به اصطلاح جزئی تر شدن نیست. البته بسته به نیاز پروژه، صلاحدید تیم برنامه ریزی و مدیریتی پیمانکار و یا کارفرما، برخی از فعالیت های کلی هم قابلیت تبدیل به سطح ساختار شکست را دارند.

مطالب مرتبط: مدیریت کیفیت پروژه چیست؟

دستورالعمل تهیه ساختار شکست کار

ازآنجاکه ساختار شکست کار (WBS) مفهوم بسیار مهمی در مدیریت پروژه است و بدون در اختیار داشتن ساختار شکست کاری مناسب ، عملا تمام برنامه ریزی ها و در نتیجه کل روند مدیریت پروژه دچار مشکل خواهد شد، دستور العمل های مختلفی از طرف سازمان های ذیرربط دولتی و خصوصی تدوین گردیده و به پروژه ها ابلاغ می گردد.

نکته مشترک بیشتر این دستورالعمل ها ، تدوین همزمان ساختار شکست کار و فعالیت ها است، زیرا این مفاهیم کاملا متفاوت در پروژه با مفهوم زیربنایی یکسانی پیاده سازی می شوند. با این حال باید تفاوت های مفهومی این دو را همیشه در نظر داشت و اجازه نداد که رویکرد پروژه ذهنیت نادرستی برای افراد مرتبط با پروژه به وجود آورد.

تاکید بر اجرای دستورالعمل ها، ساختار شکست کار مناسبی را بدست می دهد، خوانایی برنامه را افزایش می دهد و استخراج اطلاعات کنترلی آن را هم ساده تر می کند. ساختار شکست کار بازنمایی محدوده (Scope) پروژه در برنامه زمان بندی و بسیاری دیگر از برنامه های مدیریت پروژه است و نیاز به دقت بالا در آن می بایست رعایت گردد.

فعالیت هایی که برای تکمیل یک محصول میانی که اصطلاحا تحویل شدنی (deliverable) نامیده می شوند، در دسته بندی های مجزایی قرار گرفته اند. هر دو یا سه دسته بندی نیز در دسته بندی کلی تری قرار گرفته است. در این حالت هم مرور فعالیت ها ساده تر می شود و هم اطلاعات خلاصه سازی شده عناصر ساختار شکست که خلاصه فعالیت نامیده می شوند در اختیار خواهند بود. هر خلاصه فعالیت، اطلاعات فعالیت های زیرمجموعه خود را نشان می دهد.

به این ترتیب، وقتی فعالیت های هم نوع را در یک دسته قرار دهیم، می توانیم به راحتی اطلاعات مربوط به مجموعه آن ها را هم در اختیار داشته باشیم. به عنوان نمونه، اگر کل فعالیت های پروژه را به مجموعه های ساختمان اصلی، ساختمان فرعی و محوطه تقسیم کنیم، دائما می توانید بدانید که هرکدام از مجموعه های در دسترس چه مقدار پیشرفت کرده اند، چقدر از نظر زمانی از زمان برنامه ریزی شده انحراف دارند و در نتیجه تاخیرات آنها چگونه است.

ساختار شکست کار در MSP

اولین نکته‌ای که قبل از ورود اطلاعات ساختار شکست در MSP باید دانست این است که برای برنامه‌ریزی یک پروژه باید نسبت به محدوده پروژه (Project Scope) شناخت کلی بدست آورد. اطلاعات کلی پروژه شامل نام پروژه، مدیر پروژه، مشاور، وکیل، سرمایه‌گذاران، تاریخ شروع پروژه، مدت زمان انجام، تاریخ پیش‌بینی پایان، مبلغ قراردادی پروژه و موقعیت جغرافیایی است. تهیه این اطلاعات بهتر است در قالب یک فرم به نام شرح مختصر پروژه تهیه شود تا یک چهارچوب کلی برای شناخت پروژه بدست آید.

در زیر مراحل ورود اطلاعات مربوط به ساختار شکست آورده شده است.

1-  یک پروژه جدید با نام دلخواه را با استفاده از منوی Blank Project ایجاد نموده، سپس بر روی نوار رنگی پایین نما کلیک می کنیم و نوع زمان بندی فعالیت ها را روی اتومات (Auto Schedule) قرار می دهیم. سپس تمام موارد مربوط به ساختار شکست را به صورت زیر هم وارد می کنیم.

2-  دسته‌بندی اطلاعات به ما کمک می‌کند که فعالیت‌های هم نوع را در یک دسته قرار داده و با این کار اطلاعات کل مجموعه را به راحتی در اختیار داشته باشیم. در کل اساس کار نرم‌افزارهای کنترل پروژه مانند ماکروسافت پراجکت و پریماورا از کل به جز است زیرا که کنترل و پیچیدگی پروژه در کل ساختار زیاد است اما اگر همین پروژه به دسته‌بندی‌های کوچک تقسیم شود، فقط لازم است کوچک‌ترین جزها را کنترل کرده، مقدار داد و چون بین اینها ارتباط برقرار است هرگونه تغییر در جز روی کل نیز تأثیر گذاشته و مقادیر آن را تغییر می‌دهد.

به این دسته‌بندی‌ها یا فازهای پروژه در MSP خلاصه فعالیت یا فعالیت مادر (Summary Task) گفته می‌شود و به فعالیت‌هایی که در این دسته‌بندی‌ها قرار می‌گیرند Subtask گفته می‌شود.

3-  سپس باید خلاصه فعالیت پروژه را مشخص نمود، به محض اینکه یک پروژه جدید ایجاد می شود، خلاصه فعالیت آن ساخته می شود اما معمولاً Hide می باشد . برای فعال ساختن و مشاهده آن به منوی Format رفته و تیک مربوط به Project Summary Task را میزنیم.

4-  حال نوبت به این می رسد که سلسله مراتب مربوط به فعالیت ها را مشخص نماییم. برای این کار باید از گزینه های Indent و Outdent در ریبون Task و در گروه Schedule استفاده نمود. برای این کار از پایین ترین سطح شروع می کنیم؛ یعنی آخرین سطح که فعالیت ها هستند را انتخاب کرده و با زدن گزینه Indent آن ها را زیر گروه سطح بالایی خود قرار می دهیم. به این صورت که تمام فعالیت های مربوط به WBS زیر مجموعه یک بسته کاری را انتخاب نموده و روی Indent کلیک می کنیم.

بعد از انجام این کار، می بینم که فعالیت مادر دارای فونت ضخیم تری می شود و در کنار آن یک نوار آبشاری ایجاد می شود که اگر روی آن کلیک کنیم فعالیت های مربوط به این سطح جمع شده و درون آن قرار می گیرند و با دوبار کلیک کردن می توان لیست را باز کرد.

5-  به همین ترتیب برای تمامی سطوح این کار را انجام دهید.

6-  در کنار ستون Task Name کلیک راست کرده و گزینه Insert Columns را انتخاب نمایید و ستون WBS را به نما اضافه کنید .

7-  پس از مشخص شدن کد سطوح می توان برای مشخص کردن بهتر آیتم ها رنگ آنها را به دلخواه تغییر داد.

مطالب مرتبط: فایل اکسل نمودار اس ؛ چگونه نمودار اس (S Curve) رسم کنیم؟

برای محاسبه آنلاین هزینه بازسازی روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

سخن آخر

تهیه ساختار شکست کار در MSP فیل را درون یخچال جای دادن است، به این معنی که اگر بخواهیم پروژه ای با حجم زیاد و فعالیت گوناگون را تحت کنترل بگیریم، می بایست آن را تا جای ممکن به ریز فعالیت هایش تقسیم کنیم؛ اما نکته اینجاست که این عملیات ریز کردن پروژه تا جایی باید ادامه داشته باشد که بتوان زمان و هزینه کوچک ترین عضو ساختار شکست را پیش بینی کرد. پیش بینی هزینه ها از سوی دیگر کار بسیار تخصصی است و همواره نیاز به بررسی افراد حرفه ای دارد.

ازآنجاکه سایت متری چند همواره دغدغه باز کردن گره‌ای از کار فعالان بازار مسکن داشته است، با ارائه خدمات آنلاین هزینه ساخت و برنامه ساخت سعی در کمک به سازندگان و فعالان پروژه‌های ساخت‌وساز دارد.

سوالات کلیدی :

• انواع ساختار شکست در پروژه های ساختمانی چیست ؟

در پروژه‌های ساختمانی هم از نوع ساختار شکست محصول گرا (PWBS) و هم از نوع ساختار شکست عملیات محور (FWBS) استفاده می شود.

• در فرم شرح مختصر پروژه چه اطلاعاتی درج می شود ؟

اطلاعات کلی پروژه شامل نام پروژه، مدیر پروژه، مشاور، وکیل، سرمایه‌گذاران، تاریخ شروع پروژه و مدت زمان انجام پروژه برخی از این اطلاعات هستند .