تهیه گانت چارت آماده برای پروژه‌ها یا خرید گانت چارت اختصاصی

گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت ابزاری در زمینه مدیریت پروژه است که به ساده‌سازی پروژه‌های پیچیده کمک می‌کند. این نمودار در واقع نمایش تصویری از کارهایی است که در طول پروژه، برنامه‌ریزی شده‌اند و به طور معمول برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پروژه‌ها مورد استفاده قرار می گیرد. این نمودار ساده ولی قدرتمند می‌تواند به منظور پیگیری و زمانبندی یک فرآیند مورد استفاده قرار گیرد. اکسل محیط تخصصی برای رسم نمودار گانت پروژه نیست اما روش های مختلفی برای تهیه گانت چارت آماده وجود دارد.

گانت چارت (Gantt Chart) یا نمودار گانت ، ابزاری در زمینه مدیریت پروژه است که به ساده‌سازی پروژه‌های پیچیده کمک می‌کند. این نمودار در واقع نمایش تصویری از کارهایی است که در طول پروژه، برنامه‌ریزی شده‌اند و به طور معمول برای برنامه‌ریزی، پیگیری و کنترل پروژه‌ها مورد استفاده قرار می گیرد. این نمودار ساده ولی قدرتمند می‌تواند به منظور پیگیری و زمانبندی یک فرآیند مورد استفاده قرار گیرد. اکسل ، محیط تخصصی برای رسم نمودار گانت پروژه نیست اما روش های مختلفی برای تهیه گانت چارت آماده وجود دارد.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

گانت چارت چیست و از کجا آمده؟

اولین نمودار گانت در اواسط دهه 1890 توسط کارول آدامیکی، مهندس لهستانی که یک کارخانه فولاد را در جنوب لهستان اداره می کرد و به ایده ها و فنون مدیریت علاقه مند شده بود، ابداع شد. حدود 15 سال بعد از آدامیکی، هنری گانت، مهندس آمریکایی و مشاور مدیریت پروژه، نسخه خود را از نمودار ابداع کرد و این بود که نمودار وی به طور گسترده ای در کشورهای غربی شناخته و محبوب شد. در نتیجه، این هنری گانت بود که نام او با نمودارهایی از این نوع همراه شد.

در اصل نمودارهای گانت با زحمت و با دست تهیه می شدند. هر بار که یک پروژه تغییر می کرد، اصلاح یا ترسیم مجدد نمودار ضروری بود و این کارایی آنها را محدود می کرد. تغییر مستمر از ویژگی های بیشتر پروژه‌ها است. امروزه، با ظهور رایانه و نرم افزار مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پراجکت که به عنوان نرم افزار گانت چارت آماده شناخته می شود، نمودارهای گانت می‌توانند به راحتی ایجاد، به روز رسانی و چاپ شوند.

امروزه نمودارهای گانت معمولاً برای بررسی برنامه های پروژه مورد استفاده قرار می گیرند. این نمودار برای این مفید است که بتوانیم اطلاعات بیشتری در مورد کارها یا مراحل مختلف پروژه نشان دهیم، به عنوان مثال چگونگی ارتباط وظایف با یکدیگر، پیشرفت هر کار، و منابع مورد استفاده برای هر کار و غیره.

بررسی پیشرفت پروژه بر روی گانت چارت

مفهوم اساسی نمودار گانت این است که مشخص کند کدام کارها می‌توانند به طور موازی انجام شوند و کدام یک باید به ترتیب انجام شوند. اگر این مورد را با منابع پروژه ترکیب کنیم، می‌توانیم ارتباط بین کار (کار بیشتر یا کمتر)، هزینه (استفاده از منابع بیشتر یا کمتر) و مقیاس های زمانی پروژه را بررسی کنیم. با افزودن منابع بیشتر یا کاهش کار، مدیر پروژه می‌تواند اثر را در تاریخ پایان مشاهده کند.

برای ایجاد یک نمودار باید تمام تکالیف فردی مورد نیاز برای تکمیل پروژه را دانست. برآورد اینکه هر کار چه مدت طول می کشد و کدام یک از کارها به کارهای دیگر وابسته است نیز کاری مهم است. فرآیند جمع آوری این اطلاعات به یکدیگر کمک می کند تا یک مدیر پروژه بر قسمتهای اساسی پروژه متمرکز شود و شروع به ایجاد یک بازه زمانی واقعی برای اتمام کند. نکات مهم استفاده از این نمودار در زیر آمده است.

1. هنگام تنظیم نمودار گانت، باید تمام وظایف مربوط به پروژه خود را در نظر گرفته و آنها را به اجزای قابل مدیریت تقسیم  کنید سپس تصمیم بگیرید که چه کسی مسئولیت هر کار را بر عهده خواهد داشت و به تیم محول کنید.
2. روابط و وظایف را شناسایی کرده و در مورد ترتیب تاریخ اتمام هر کار تصمیم بگیرید ، سپس مدت زمان مورد انتظار کل پروژه و کارهای فرعی را مشخص نمایید. نمودار گانت وظایف و وابستگی های کار را به ترتیب نشان می دهد (به عنوان مثال نحوه ارتباط یک کار با کار دیگر).
3. منابع را تعیین و تخصیص دهید .
4. خطرات و مشکلاتی که ممکن است با آنها روبرو شویم را پیش بینی نموده و برای مشکلات احتمالی برنامه پیش بینی تصادفی ایجاد کنید.

بر روی نمودار پیشرفت گانت، کارها متناسب با میزان تکمیل آنها رنگ می گیرند مثلا کاری که 60٪ پیشرفت داشته باشد 60٪ سایه زده می شود یعنی از صفر شروع می شود و تا درصد مورد نظر رنگ می شود. هنگام ایجاد نمودار پیشرفت گانت، یک خط عمودی در شاخص زمان ترسیم می شود که این خط را می‌توان با کارهای سایه دار مقایسه کرد. اگر همه چیز طبق برنامه باشد، تمام قسمتهای کار باقی مانده از خط ، دارای سایه می شوند و همه قسمتهای سمت راست خط سایه نخواهند خورد.

این نمودار بدین وسیله یک نمایش بصری از چگونگی پیش بودن یا عقب بودن پروژه و وظایف آن از برنامه پایه را ارائه می دهد. شکل زیر خلاصه آن چیزی است که در بالا اشاره شده و پر رنگ بودن رنگ ها نشان دهنده میزان تکمیل کار و کم رنگ بودن آن ها نشانه باقیمانده یک کار است. در نمونه خام گانت چارت زیر در واقع همه خطوط نمودار کم رنگ است.

تهیه گانت چارت آماده در نرم افزار مایکروسافت پراجکت

قبل از شروع نباید فراموش کنیم که نمودار گانت به خودی خود، هیچ ارزش و اعتباری ندارد. به عبارتی اگر ما  جزئیات پروژه و ساختار شکست کار را به درستی و دقت تنظیم کرده باشیم (لااقل برای خودمان شفاف باشد) و بر اساس چک لیست پیشنهادی WBS آن را ارزیابی کرده باشیم، سپس بودجه بندی را به شکل درست انجام داده باشیم و منابع مورد نیاز را نیز پیش بینی کنیم و مهارت ما در تخمین زدن و برآورد کردن، خوب باشد؛ آنگاه در این صورت گانت چارت ما ارزشمند و قابل اتکا خواهد بود.

با فرض اینکه شما به پیش‌نیازهای فوق توجه داشته‌اید، در اینجا ترسیم گانت چارت را به صورت مرحله به مرحله با هم مرور می‌کنیم. ابتدا برای فعال سازی گانت چارت و نمایش آن در Microsoft Project (برای مثال تاریخ های شروع و پایان فعالیت ها) و اطلاعات موردنظر در آن به شکل زیر عمل می نماییم :

• در نرم افزار MSP از مسیر Task> View> Gantt Chart وارد این نما می شویم که در سمت راست کادر فعال خواهد شد.
• در نمای گانت چارت راست کلیک کرده و گزینه Bar Styles را انتخاب می نماییم.
• در کادر Left گزینه Start و در Right گزینه Finish را انتخاب کنید. در این بخش می‌توانیم عناوین موردنظر و محل قرارگیری آن ها در گانت چارت را انتخاب کنیم.
• بعد از پایان گزینه OK را کلیک کرده و نتیجه را درگانت چارت مشاهده می کنیم.

تهیه گانت چارت آماده در نرم افزار اکسل

فرض کنیم اطلاعات پروژه ای مانند جدول زیر در دست است. اطلاعات شامل نام فعالیتهای پروژه، زمان شروع و مدت زمان انجام هر فعالیت است. می خواهیم یک گانت چارت مانند شکل زیر برای آن طراحی کنیم.

در گام اول برای یک بار، باید از داده ها چارت ساخت. برای اینکار کافیست کل جدول را انتخاب نموده ، به تب Insert رفته و از منوی Bar Chart روی نمودار Stacked Bar کلیک نمایید. در گام دوم روی axis نمودار کلیک راست نموده و گزینه Format Axis را انتخاب کرده و گزینه Categories in reverse order را انتخاب می کنیم.

در گام سوم زمان آن می رسد که نمودارمان را شبیه گانت چارت کنیم. برای اینکار کافیست قسمت آبی رنگ نمودار را بیرنگ نماییم. در گام چهارم همان Axis دو مرحله قبل را حذف کرده و برای نمودار بیرنگ Lable می گذاریم. در تنظیمات Lable بجای گزینه Value گزینه Category name را انتخاب کرده و برای Lable Position گزینه Inside End را انتخاب می کنیم.

در گام پنجم به نمودار رنگ و لعاب می دهیم. نیازی به Legend نیست. مقدار مینیمم Axis اعداد را بجای صفر روی یک گذاشته و ماکسیمم مقدار را نیز می روی ۲۷ می گذاریم. رنگ پس زمینه نمودار را هم می‌توان تغییر داد. فونت نمودار را به یکی از فونت های رایج تغییر داده و رنگ نمودار نارنجی را نیز به رنگی دلخواه تغییر می دهیم.

مقایسه گانت چارت‌ و شبکه‌های CPM

نمودارهای گانت و شبکه CPM مزایا و معایبی دارند که در زیر آمده اند.

عمده‌ترین مزیت گانت چارت‌ها در مقایسه با روش مسیر بحرانی نمایش فعالیت‌های پروژه با مقیاس زمان است. در واقع طول نمودارهای میله‌ای که برای هر فعالیت ترسیم شده طول مدت زمان مورد نیاز برای انجام آن را نمایش می‌دهد. پس مدت زمان فعالیت‌ها و پروژه به راحتی قابل تشخیص خواهد بود. از طرف دیگر نمودارهای میله‌ای از متداول‌ترین ابزارهای نمایشی هستند که برای افراد به سادگی قابل درک هستند. تخصیص و تسطیح منابع نیز کاربرد دیگری است که از گانت چارت‌ها بر می آید.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

ویژگی‌های یاد شده، امکاناتی است که در شبکه‌های CPM وجود ندارد اما در مقابل وابستگی‌های پیش‌نیازی و ارتباطات بین فعالیت‌ها در روش مسیر بحرانی در مقایسه با گانت چارت‌ها با وضوح بیشتری به مخاطب انتقال داده می‌شود. البته هنگامی‌که نمودارهای گانت با استفاده از نرم‌افزارها ترسیم می‌شوند امکان نمایش وابستگی‌ها (معمولا بصورت فلش‌های جهت‌دار) وجود دارد؛ اما تعدد فعالیت‌ها و وابستگی‌های آن‌ها، نمودار را بسیار پیچیده می‌کند و وضوح کافی را ارائه نمی‌دهند.

سخن آخر

تهیه گانت چارت همان‌طور که در بالا توضیح داده شد برای مدیران پروژه‌ها حیاتی است و وجود آن کمک شایانی به مدیریت زمان و هزینه و کار در پروژه‌ها نموده و مدیران پروژه با کمک گرفتن از آن می‌توانند توزیع منابع را به نحو مناسبی مدیریت کنند. تهیه گانت چارت آماده که توسط تیم کنترل پروژه سایت متری چند انجام می‌گیرید می‌تواند به‌صرفه جویی در وقت و هزینه متقاضیان کمک شایانی نماید.

سوالات کلیدی :

• رسم گانت چارت در اکسل چگونه است ؟

ابتدا باید از تب Insert یک چارت ساخته و سپس از منوی Bar Chart روی نمودار Stacked Bar کلیک نمایید و در ادامه مراحل ذکر شده در این مقاله را دنبال نمایید تا نمودار شما در اکسل تهیه گردد .

• تفاوت گانت چارت و شبکه های CPM در چیست ؟

عمده‌ترین مزیت گانت چارت‌ها در مقایسه با روش مسیر بحرانی نمایش فعالیت‌های پروژه با مقیاس زمان است.