روش اجرای برنامه ریزی و کنترل پروژه چگونه است؟

یکی از مهمترین موضوعات جهت کار در واحد برنامه ریز ی و کنترل پروژه تدوین روش اجرا و دستور العمل کاری است. از این رو مطابقت روش اجرایی با واحد برنامه ریزی و کنترل پروژه اهمیت زیادی دارد. روش اجرایی با هدف ایجاد فرآیندی مشخص جهت برنامه ریزی پروژه ها تهیه شده است ولی با توجه به تفاوت ماهیت پروژه ها با یکدیگر ممکن است در مواردی تفاوت هایی کمی به وجود بیاید که طبیعی است.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

نکاتی در رابطه با روش اجرای برنامه ریزی و کنترل پروژه

باید به این نکته توجه داشته باشیم هر سازمانی در صورتی به اهداف و چشم اندازهای تعریف شده خود می رسد که بتواند فرآیندهای کاری را به درستی تعریف ، مدیریت، کنترل و بهبود بخشد. بی شک در اطراف خود سازمانهای موفقی را در حوزه های کاری مختلف شاهد هستیم. متعالی شدن در سازمان از تغییرات کوچک اتفاق می افتد و مدیریت فرآیندهای هر حوزه کاری گامی اصلی در اصلاح و بهبود این تغییرات دارد.

تعاریفی اصلی برنامه ریزی و کنترل پروژه

شرح خدمات

شرح خدمات (Scope of Work) وظایف قابل ارائه در پروژه است که بر اساس مفاد قرارداد تدوین و تنظیم می گردد.

ساختار شکست کار

ساختار شکست کار (WBS)، محصول و یا خدمت قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی تری تقسیم شده است.

ساختار شکست هزینه

ساختار شکست هزینه (CBS) شامل هزینه فعالیت ها است و می تواند با WBS یکسان باشد که بر اساس ردیفهای هزینه ای توافق شده در قرارداد تنظیم می گردد (این جدول بعنوان مبنای تهیه اوزانWeight Factor قرار می گیرد).

شناسنامه پروژه

شناسنامه پروژه شامل مشخصات کلی پروژه ، محل اجرا ، مشخصات زیر بنایی و … است.

پیشرفت برنامه ریزی شده

پیشرفت برنامه ریزی شده (Planned Progress) در واقع میزان پیشرفتی است که بوسیله برنامه زمانبندی محاسبه می شود.

پیشرفت واقعی

پیشرفت واقعی (Actual Progress) نیز میزان پیشرفتی است که در مقطع زمانی مد نظر محاسبه میشود.

مراحل برنامه ریزی و کنترل پروژه

به طور کلی مراحل برنامه ریزی، مدیریت و کنترل شامل برنامه ریزی پروژه، فاز کنترل پروژه، عملکرد پروژه، اندازه گیری پیشرفت و به روز کردن پروژه، آماده سازی پیشرفت های پروژه و بازنگری مجدد پروژه در جهت نظرات کارفرما و ذینفعان پروژه است که در زیر به آنها پرداخته شده است.

برنامه ریزی پروژه

پس از نهایی شدن طرح پروژه، برنامه زمانبندی آن با هماهنگی تیم اجرایی تهیه و در پایان توسط مدیر پروژه تصویب می‌شود. در این مرحله لازم است کانسپت پروژه، مدارک و مستندات  مناقصات، قراردادها، اطلاعات سایر واحدهای مرتبط با پروژه، اطلاعات سایر پروژه های مشابه پیشین، استراتژی های سازمان در خصوص تامین منابع، روش قراردادها کاری، روش پرداخت به پیمانکاران و تامین کنندگان  و … همچنین نقطه نظرات تیم پروژه و مدیر پروژه اخذ گردد. در این مرحله تهیه ساختار شکست کار،  برنامه زمان بندی پروژه، تهیه منشور یا شناسنامه پروژه، تهیه جریان نقدینگی، تهیه لیست منابع و … از جمله اقدامات مهم هستند. در تصویر زیر سعی شده است فرآیندهای کاری در حوزه برنامه ریزی پروژه ترسیم شود.

کنترل پروژه

بعد از پایان فاز برنامه ریزی و در مرحله اجرا، پارامترهای پروژه به صورت دوره ای کنترل و به روز می شوند تا تصمیمات و اصلاحات لازم در راستای رسیدن به اهداف پروژه اتخاذ گردد. این کار برای کنترل و گزارش دهی مطابق تقسیم بندی های زیر اجرا می شود.

• تعیین میزان پیشرفت فیزیکی واقعی و پیش بینی شده در قالب جداول پیشرفت
• تشخیص میزان انحراف از معیار برنامه پروژه بوسیله نمودار پیشرفت
• آنالیز میزان نفر ساعت
• نمودارهای منابع نیروی انسانی واقعی و پیش بینی شده
• نظارت بر صحت تبادل اطلاعات در پروژه
• تعیین میزان پیشرفت کار در هر بخش از پروژه و تحلیل علل انحراف از معیار
• بررسی موانع و مشکلات اجرایی و ارایه راهکار جهت رفع آنها
• هماهنگی، مشارکت و راهبری جلسه های کنترل پروژه در جریان اجرای کار و بررسی پیشرفت پروژه و تصمیم گیری جهت بهبود عملکرد پروژه
• پیش بینی جبهه های کاری آینده
• برآورد تعداد پرسنل و ماشین آلاتی که باید آماده و در دسترس باشند
• تهیه گزارش های مدیریتی جهت ارایه در جلسه های هماهنگی مدیران

اندازه گیری پیشرفت و به روز کردن برنامه ها

کارشناس کنترل پروژه بر اساس دستورالعمل اندازه گیری پیشرفت پروژه و از طریق گزارش های روزانه کارگاهی و یا بازدید از محل پروژه نسبت به محاسبه میزان پیشرفت واقعی اقدام نموده و ضمن مطابقت با پیشرفت برنامه ریزی شده میزان اختلاف و انحراف از معیار را در هر یک از بخش های پروژه مشخص می نماید.

آماده سازی گزارش های پیشرفت

مراحل تهیه گزارش های پیشرفت شامل جمع آوری اطلاعات، محاسبه پیشرفت فیزیکی و در نهایت ارائه گزارش و مطابقت پروژه با برنامه از پیش تعیین شده است که در ادامه به آنها پرداخته شده است.

جمع آوری اطلاعات

بخشی از اطلاعات در مورد پیشرفت پروژه، از تیم پروژه جمع آوری شده و بخشی نیز با مراجعه و بازدید از سایت های اجرایی جمع آوری می گردد. این اطلاعات عبازتند از  گزارش های روزانه کارگاهی و گزارش های پیشرفت تامین و ساخت تجهیزات که از واحد فنی مربوطه دریافت می گردد.

پیشرفت فیزیکی

در این مرحله پیشرفت واقعی بر اساس روش های تعیین شده اندازه گیری پیشرفت پروژه محاسبه می گردد و بر این اساس میزان دستیابی به رویدادهای مهم (Milestones) فعالیت ها تعیین خواهد شد. (نقشه ها، درخواست های خرید و …)

گزارش دهی

گزارش های پپیشرفت هفتگی/ دوهفته ای در انتهای هر دوره تهیه می شود که در این گزارش می بایست فعالیت های انجام شده، موانع و مشکلات اجرایی، فعالیت های برنامه ریزی شده جهت دوره بعد ، نمودار های پیشرفت واقعی پروژه در مقایسه با پیشرفت برنامه ریزی شده و مورد انتظار درج گردد و همچنین گزارش های ماهانه داخلی و خارجی نیز بر اساس اطلاعات اخد شده از واحدهای مختلف پروژه توسط کارشناسان کنترل پروژه تهیه می گردد.

بازنگری مجدد برنامه

در مدت  عمر پروژه، بازنگری محدوده پروژه کنترل خواهد شد. هیچ تغییری انجام نمی شود مگر اینکه مورد تأیید و تصویب قرار گرفته و تأثیرات آن بر بودجه و زمانبندی پروژه تعیین شده باشد. بازنگری در موارد زیر می تواند صورت گیرد.

• بعد از انعقاد قرارداد با پیمانکاران جزء به منظور تغییر تاریخ های شروع و پایان کار فعالیت ها
• در زمانی که تغییرات مهم در شرایط قراردادی و یا در محدوده پروژه صورت می گیرد
• اقدامات اصلاحی تصمیم گیری شده توسط مدیر پروژه درباره تغییر جبهه های کاری، منابع مورد استفاده و … در پروژه

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

سوالات کلیدی :

• ساختار شکست کار چیست ؟

ساختار شکست کار (WBS)، محصول و یا خدمت قابل تحویل یک پروژه است که به بخش‌های جزئی تری تقسیم شده است.

• هدف از انجام کنترل پروژه چیست ؟

تعیین میزان پیشرفت فیزیکی واقعی و پیش بینی شده ، تشخیص میزان انحراف از معیار ، آنالیز میزان نفر ساعت و نمودارهای منابع نیروی انسانی واقعی و پیش بینی شده از جمله این موارد هستند .