مراحل تهیه یک برنامه زمانبندی موفق در پروژه های ساختمانی کدامند؟

همان طور که می دانید برنامه زمانبندی پروژه یکی از اسناد مهم آن محسوب می‌شود. برنامه زمانبندی در حقیقت نقشه راه اجرای پروژه از شروع تا پایان و یا همان تحویل محصول پروژه است که به روشنی مسیر را برای تیم پروژه مشخص می کند. در همین راستا فاز برنامه ریزی در پروژه ها از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا تهیه یک برنامه زمانبندی نامناسب باعث مشکلاتی در پیشبرد اهداف و فرآیندهای اجرایی پروژه خواهد شد.

برای دریافت خلاصه متره، لیست قیمت مصالح، برآورد هزینه ها به تفکیک فعالیت ها و برنامه ساخت به متری چند مراجعه کنید

در ادامه مطلب می خواهیم مشخصات و مراحل تهیه برنامه زمانبندی پروژه را از زوایای مختلف مورد بررسی قرار دهیم. لازم به توضیح است مطالب زیر نتایج دانش آموخته شده در پروژه های متعدد است.

برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

قدم اول: تهیه سند منشور پروژه

در ابتدای فاز برنامه ریزی ، باید سند منشور پروژه تهیه و یا بازخوانی شود. منشور پروژه سندی است که کاربرد اصلی آن ایجاد چهارچوبی برای تشریح توافقات و مفروضات اولیه پروژه است. در این سند مشخصات پروژه، اهداف اصلی اجرای پروژه، زمانبندی کلان، محدودیت ها، بودجه، ساختار سازمانی پروژه، ریسک های کلان پروژه و … عنوان شده است. متخصصین کنترل پروژه حتما باید قبل از شروع فاز برنامه ریزی این سند را مطالعه و مطابق آن مفروضات و اهداف تعیین شده، شروع به زمانبندی پروژه نمایند.

قدم دوم: تهیه ساختار اجرایی پروژه (WBS)

در بسیاری از حوزه های برنامه ریزی و کنترل پروژه ساختار شکست پروژه را قلب برنامه ریزی پروژه عنوان می کنند. زیرا بر اساس ساختار اجرایی پروژه می توان یک زمانبندی مناسب تهیه نمود. همان طور که برای مدیریت و سازماندهی یک سازمان نیاز به تعریف و ایجاد ساختار سازمانی از بالاترین رده سازمان یعنی مدیریت عامل تا پایین ترین لایه اجرایی یعنی کارگران است، برای برنامه ریزی در یک پروژه نیز نیاز به تهیه ساختار شکست فعالیت ها در گروه های کاری مختلف وجود دارد.

اولین قدم در تهیه ساختار شکست پروژه، شناخت فعالیت های پروژه است. جهت تهیه ساختار شکست پروژه باید از کلیه گروه‌های اجرایی و فنی پروژه نظر خواهی نمود. تهیه ساختار شکست کار به معنی بخش بندی اقلام قابل تحویل پروژه به اجزای کوچکتر است. همچنین ساختار شکست کار توافقی بین ارکان پروژه شامل سرمایه گذار، پیمانکاران ، تامیین کنندگان و تیم مدیریت پروژه می باشد . لازم به ذکر است تهیه ساختار شکست کار می تواند در شناسایی و تعریف بهتر فعالیت های پروژه کمک به سزایی به تیم برنامه ریزی نماید.

قدم سوم: تعریف رویدادهای مهم در طول پروژه به عنوان مایلستون

مایلستون ها وقایع خیلی مهم در طول اجرای پروژه هستند که باعث شروع سایر فعالیت ها در پروژه می شوند. در همین راستا باید حتما در برنامه زمانبندی مد نظر قرار داده شوند. بدون در نظر گرفتن این رویدادهای مهم، نمی توان تاثیر آن را در شروع فعالیت های بعدی دید. این رویدادها در بحث دعاوی و اختلاف پروژه بسیار مهم هستند چون مبنای تاخیرات پیش آمده در پروژه نیز به حساب می آیند. در آیتم های زیر نمونه ای از رویدادهای مهم پروژه عنوان شده است:

• تحویل زمین
• اخذ مجوز شهرداری
• ابلاغ نقشه ها
• دریافت پیش پرداخت
• تامین کالا

معمولا مایلستون ها مدت زمان برابر با صفر دارند.

قدم چهارم: تعریف تقویم کاری پروژه

در کنار در نظر گرفتن تقویم سالانه پروژه و در نظر گرفتن تعطیلات رسمی پروژه که از قبل مشخص شده است، مسلما مطابق موقعیت جغرافیایی و محدویت های موجود، تقویم کاری در هر پروژه متفاوت است. به عنوان مثال پروژه ای که در محدوده مرکز شهر قرار گرفته است  ، زمان های کاری تعریف شده ای از طرف ارگان ها رسمی در آن منطقه ، به پروژه ابلاغ می شود که متخصصین برنامه ریزی پروژه باید این محدودیت ها و ساعات کاری را در زمانبندی لحاظ نمایند.

قدم پنجم: تعریف مدت زمان و ارتباطات فعالیت ها

پس از تعریف تقویم کاری نوبت به تهیه لیست فعالیت ها مطابق با ساختار شکست پروژه است. با استفاده از نرم افزارهای موجود (M.S.Project و PRIMAVERA) زمانبندی پروژه باید در مرحله اول با تعریف فعالیت ها شروع گردد. در این مرحله دو موضوع حتما باید به درستی انجام شود:

تعریف مدت فعالیت ها

با استفاده از نقشه های موجود و احجام کاری باید زمان انجام هر فعالیت برآورد شود. در برآورد زمانی انجام فعالیت ها حتما باید محدودیت های کاری مد نظر قرار گیرد. شرایط محیطی، سختی کار، دسترسی به منابع موجود از جمله آیتم های مهم در این مرحله هستند. در خیلی از پروژه ها ممکن است نقشه ها در هنگام زمانبندی پروژه آماده نباشند. در این مواقع باید با استفاده از نظرات افراد خبره و دانش کسب شده از پروژه های قبلی اقدام نمود.

تعریف روابط فعالیت ها و پیش نیازهای کاری

مسلما تعریف پیش نیازها و همپوشانی فعالیت ها نقش مهمی در تهیه صحیح زمانبندی پروژه دارد. شناخت فعالیت های پروژه در این مرحله در تعریف درست این روابط بسیار مهم است. به عنوان مثال پس از بتن ریزی فونداسیون، نصب اسکلت بلا فاصله نمی تواند شروع شود و باید مدتی را جهت عمل آوری بتن در نظر گرفت.

از جمله روابط مهم که بیشترین کاربرد را در برنامه ریزی پروژه دارد می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

FS یا Finish To Start

در این نوع رابطه به طور مثال شروع فعالیت دیوار چینی منوط به اتمام فعالیت پیش نیاز آن یعنی فعالیت اجرای اسکلت فلزی  خواهد بود. در واقع تا زمانی که فعالیت اسکلت فلزی به اتمام نرسد، فعالیت دیوار چینی نمی تواند آغاز شود. بایستی توجه داشت دلیلی وجود ندارد که فعالیت پس نیاز که همان فعالیت دیوار چینی است بلافاصله پس از اتمام پیش نیاز خود یعنی فعالیت اسکلت آغاز شود، بلکه فقط نمی تواند زود تر از آن آغاز گردد. در این رابطه می توان با استفاده از قید های تعریف شده میزان همپوشانی را تعریف نمود.

SS یا Start to Start

در این رابطه به طور مثال شروع فعالیت سفید کاری دیوارها وابسته به شروع فعالیت پیش نیاز یعنی فعالیت دیوار چینی است. در واقع فعالیت سفید کاری زمانی می تواند آغاز شود که فعالیت دیوار چینی آغاز شده باشد. در این رابطه هم می توان با قیدهای تعریف ، تاخیر در هم زمانی شروع فعالیت ها را بدرستی تعریف نمود. به عنوان مثال 5 روز پس از شروع دیوار چینی عملیات سفید کاری دیوار ها شروع شود.

FF یا Finish To Finish

در این رابطه به طور مثال پایان فعالیت سفید کاری سقف وابسته به فعالیت پیش نیاز خود یعنی فعالیت سفید کاری دیوار است. درواقع زمانی فعالیت سفید کاری سقف می تواند به اتمام برسد که فعالیت سفید کاری دیوار ها تکمیل گردد. و فعالیت سفید کاری سقف نمی تواند زودتر از فعالیت سفید کاری دیوار به اتمام برسد. در این رابطه نیز می توان با تعریف قیدها همپوشانی را نیز تعریف نمود.

قدم ششم: تعریف منابع

تعریف منابع یکی از مهمترین قسمت های برنامه ریزی پروژه است. زیرا این منابع هستند که مسئولیت انجام فعالیت های پروژه را به عهده دارند و برای استفاده از آن ها باید هزینه نمود.

انواع منابع در پروژه طبق موارد زیر توضیح داده شده است:

Work

این منبع شامل نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات است . مانند مهندس، کارگر، تکنسین، لودر،کامیون، غلطک، میکسر و…

منابع از جنس Work وابسته به زمان (ساعت، روز و …) هستند چون با اتمام یک فعالیت، منابع تخصیص داده شده به آن آزاد می شوند.

Material

این منبع شامل مواد مصرفی است، مانند: آجر، سیمان، آرماتور، بتن، پیچ و مهره و… که مستقل از زمان هستند.

Cost

معمولا این نوع منابع شامل هزینه هایی مازاد و یا غیر مستقیم در پروژه هستند که قابل تخصیص به هیچ یک از منابع Work و Material نیستند، مانند هزینه بلیط ماموریت پرسنل ستادی به سایت پروژه، هزینه آموزش پرسنل و … . این نوع منابع نیز مستقل از زمان هستند و پس از تعریف آن در زمانبندی پروژه، زمان های کمبود منابع و یا زمان های بلااستفاده منابع را مطابق زمانبندی تهیه شده باید شناسایی نمود. در حقیقت با تهیه زمانبندی پروژه باید بالاترین راندمان کاری منابع را لحاظ نمود.

قدم هفتم: کنترل مجدد برنامه و تصویب برنامه زمانبندی (BASELINE)

پس از اتمام برنامه ریزی باید مجددا برنامه را با روش های مختلف مورد بازبینی قرار داد. از جمله این ابزارها تهیه گانت چارت کلان پروژه و نمودار S پروژه است. با استفاده از این دو ابزار می توان نگاهی متفاوت به برنامه تهیه شده داشت.  از گانت چارت کلان پروژه می توان تشخصیص داد آیا شروع و پایان فعالیت های اصلی پروژه با واقعیت اجرایی در پروژه ها سازگار است یا خیر.

در این مرحله می توان از نظر افراد خبره و فنی استفاده نمود. استفاده از دانش و تجربیات کسب شده پروژه های پیشین می تواند کمک بسزایی نماید.

مسلما برنامه ای بهترین اثر بخشی و عملکرد را در اجرا دارد که کلیه موارد اجرایی و محدودیت ها در آن لحاظ شده باشد.

خیلی از مواقع اتفاقات غیر قابل پیش بینی در حین اجرای پروژه باعث می شود برنامه زمانبندی با واقعیت مغایرت زیادی داشته باشد. در این صورت باید برنامه زمانبندی مورد بازبینی قرار گیرد. البته قابل ذکر است قبل از تصویب برنامه زمانبندی اولیه تمامی محدودیت ها در برنامه باید دیده شود ولی در صورتی که بعد از تصویب برنامه زمانبندی این موضوعات غیر قابل پیش بینی اتفاق بیافتند با نظر کلیه ذینفعان کلیدی پروژه باید نسبت به بازنگری و اصلاح برنامه زمانبندی اقدام نمود.

روش بعدی کنترل نمودار S پیشرفت پروژه است که می توان با استفاده از آن روند پیشرفت را در طول زمانبندی پروژه مشاهده نمود که آیا این روند پیشرفت منطقی است یا خیر. مسلما روند پیشرفت پروژه و مطابقت آن با تجارب کسب شده از روند پیشرفت پروژه های پیشین گویای همه چیز خواهد بود.

در این نمودار در محور x دوره های زمانی پروژه و در محور y درصد پیشرفت پروژه و یا میزان هزینه منابع پروژه لحاظ می شود. در طول مدت پروژه از این نمودار جهت مقایسه وضعیت برنامه ای با وضعیت واقعی پروژه استفاده می کنیم.

تصویب برنامه زمانبندی (BASELINE)

در پایان باید پس از اتمام زمانبندی برنامه را جهت تصویب نهایی برای مدیریت پروژه و یا ذینفعان پروژه ارسال نمود و این برنامه ملاک تهیه گزارشات و کنترل پروژه است. خط مبنا نسخۀ ثابت و تأیید شده زمان‌بندی، بودجه و محدودۀ پروژه است.

مطلب تکمیلی

برنامه ریزی موجی غلتان (Rolling wave planning) روشی جهت کاهش خطا در تهیه زمانبندی

اغلب اوقات برنامه ریزی فعالیت های آینده یک پروژه با جزئیات آن وجود ندارد. بنابراین معمولا برنامه ریزی در این پروژه ها به صورت مرحله ای انجام می شود. در حقیقت چندین موج برنامه ریزی در پروژه وجود دارد. و در طول مدت پروژه امواج بعدی می آیند و جزئیات بیشتری به برنامه پروژه اضافه می شود. در این راستا بهتر است در ابتدای برنامه ریزی پروژه، مایلستون های اصلی پروژه را برجسته نماییم.

متخصصین کنترل پروژه باید به این نکته توجه داشته باشند که تهیه زمانبندی کل پروژه در ابتدای شروع کار با در نظر گرفتن جزئیات تمامی فعالیت ها ممکن است مفید نباشد. زیرا ممکن است بر اساس اطلاعات فنی-اجرایی پروژه تدوین نشده باشد. ما باید در این مسیر تا می توانیم کمترین خطا را در برنامه ریزی داشته باشیم. در این راستا حتما می بایست پس از دریافت و تکمیل اطلاعات فنی، جزئیات را در برنامه ریزی لحاظ کنیم. در بخش های بعدی ، در رابطه با موضوع تهیه برنامه زمانبندی موجی توضیح کامل تری داده خواهد شود. نظرات و سوالات خود را در پایین صفحه ثبت کنید. ما با حوصله کامل پاسخ خواهیم داد.

برای محاسبه آنلاین هزینه بازسازی روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید

سوالات کلیدی :

• مراحل تهیه یک برنامه زمان بندی موفق چیست ؟

تهیه سند منشور پروژه ، تهیه ساختار اجرایی پروژه (WBS) ، تعریف رویدادهای مهم در طول پروژه به عنوان مایلستون و تعریف تقویم کاری پروژه برخی از این مراحل هستند

• انواع منابع در پروژه چیست ؟

منابع کاری – منابع مصرفی یا مواد – منابع هزینه