زمانی که حرف از مدیریت پروژه به میان می‌آید در ذهن‌ها تجسم به حضور یک شخص در پروژه است. این در حالی است که مدیریت پروژه متشکل از یک تیم متخصص است که راهبری آن توسط مدیر پروژه است. بسیار مهم است که به این موضوع نگاه فرآیندی داشت زیرا برای انجام کار گروهی باید تمامی حوزه‌های کاری، شرح وظایف و رویه‌های انجام کارها مشخص باشد تا پروژه به محصول نهایی خود برسد. استانداردها موجود مانند pmbok در حقیقت به دنبال همین موضوع هستند که بتوانند فرآیندهای کاری در تیم پروژه را استاندارد و بهینه نمایند.
فرآیندهای اجرایی شامل فرآیندهایی است که برای تکمیل کارهای برنامه ریزی شده و به منظور رسیدن به شاخص‌ها و محصول نهایی پروژه تعریف می‌شوند. هدف این گروه فرآیندی، هماهنگ نمودن افراد و منابع، مدیریت انتظارات ذینفعان و همچنین یکپارچه سازی و انجام فعالیت‌های پروژه در راستای برنامه مدیریت پروژه است. در این مقاله قصد داریم به ساختار سازمانی مدیریت اجرایی پروژه نگاهی داشته باشیم تا بتوانیم حضور هر کدام از بخش‌های این زیر مجموعه را در فرآیند مدیریت پروژه بهتر بشناسیم.
برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
مأموریت در مدیریت پروژه چیست؟
اﻧﺠﺎم ﺧﺪﻣﺎت برنامه ریزی پروژه مطابق با اهداف سازمانی و طراحی تعیین شده، ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ و ارائه مجوزهای لازم جهت شروع و نحوه اجرای موضوع کاری پیمانکاران و تأمین کنندگان پروژه و نظارت بر عملکرد آن‌ها مطابق با استانداردهای کیفی ملی و بین‌المللی و مستند سازی پروژه در طول چرخه عمر پروژه است.
تعاریف کلیدی اولیه ساختاری پروژه
مدیر پروژه: شخصی که مسئولیت راهبری و انجام اثربخش مراحل اجرای پروژه از آغاز تا مرحله اختتام را به عهده دارد.
ناظرین اجرایی: عوامل نظارتی که از جانب مدیریت پروژه جهت اعمال کنترل‌های لازم در حوزه‌های سازه، تأسیسات و معماری در محل پروژه مستقر می‌گردند.
نظارت عالیه: مجموعه فرآیندهای نظارتی جهت حصول اطمینان از نظارت‌های انجام شده در مراحل عملیاتی است.
پیمانکار: شخص حقیقی یا حقوقی است که جهت اجرای عملیات موضوع پیمان (طراحی، ساخت، نصب، تأمین) با او قرارداد منعقد می‌شود.
شرح وظایف مدیر پروژه
– بررسی و تأیید برنامه زمان‌بندی تفصیلی پروژه با همکاری مسئول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
– بررسی و تأیید پیش‌بینی هزینه‌های پروژه با همکاری مسئول برنامه‌ریزی و کنترل پروژه
– تهیه منشور پروژه به منظور شفاف سازی و مشخص کردن عوامل مهم و حیاتی در اجرای پروژه
– تائید کلیه اسناد فنی و اسناد مالی پروژه و تهیه حیطه اختیارات واحدهای مرتبط
– تأمین و سازمان‌دهی نفرات لازم برای اجرا پروژه و شرح وظایف نفرات
– پیگیری مکاتبات با کارفرما، صورت وضعیت‌های ارسالی به کارفرما و رسیدگی نهایی به صورت وضعیت‌های پیمانکاران
– مشارکت در تنظیم قراردادهای مجریان و تأمین کنندگان پروژه
– پیگیری عملیات اجرایی، ساخت و خرید و … و تهیه گزارش‌های لازم
– بررسی و ابلاغ نقشه‌های اجرایی به پیمانکار
– انجام تمهیدات لازم جهت بهینه سازی قیمت‌ها و روش‌های اجرای پروژه جهت هرچه بهتر انجام شدن پروژه
– رسیدگی به استخدام نیروهای اجرایی لازم برای پروژه
– اخذ نقطه نظرات کارفرما در روند اجرای پروژه
– نظارت بر تجهیز کارگاه پیمانکار و انجام هماهنگی‌های مربوطه و بررسی صلاحیت تیم اجرایی و ستادی پیمانکار
– تائید مدارک خریدها و سفارش‌های پروژه
– تحویل قسمت‌های اجرا شده پروژه و انتقال به مرحله بعدی تا پایان کار راه‌اندازی
– بررسی و تأیید گزارش‌های پیشرفت پروژه و ارسال رسمی به کارفرما
وظایف سرپرست اجرایی کارگاه
– انجام وظایف اجرایی زیر نظر مدیر پروژه
– مدیریت و نظارت عملیات پیمانکاران در رسته‌های سازه، معماری و تأسیسات
– بررسی و رفع مشکلات فنی پروژه با همکاری دفتر فنی پروژه
– پیگیری تأمین مواد و متریال مورد نیاز کارگاه
– دریافت گزارش‌های مالی ماهیانه از واحد مالی سایت درخصوص هزینه‌های سایت و پیش بینی بودجه مورد نیاز و ارائه به مدیر پروژه
– کنترل بر چگونگی تأمین و انبارش و مصرف کالا در سایت
– بررسی و تأیید گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهیانه تهیه شده توسط مسئول برنامه ریزی و کنترل پروژه
– تهیه مقادیر و مدارک لازم جهت ارائه به مدیر پروژه برای تهیه صورت وضعیت برای کارفرما
– تهیه گزارش‌های کمی و کیفی و صورت‌جلسات و صورت مجالس لازم
شرح وظایف دفتر فنی پروژه
با توجه به این که کلیه کارهای انجام شده در کارگاه در قالب پیمان و توافقات انجام شده بین کارفرما و دستگاه نظارت صورت می‌پذیرد و ارائه و پردازش و جمع آوری مستندات کارهای انجام پذیرفته در پروژه جهت تنظیم اسناد و وصول مطالبات بخش مهمی از مراحل اجرای یک پروژه است لذا این وظیفه بر عهده دفتر فنی کارگاه است که بخشی از وظایف آن به شرح زیر است:
– مطالعه اسناد فنی اعم از نقشه و فهرست مقادیر پیمان و استخراج کمبودها و موارد متناقض
– استخراج فهرست مقادیر کارهای انجام شده
– رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران جزء و کنترل مقادیر و حجم عملیات اجرایی انجام شده
– تنظیم صورت‌جلسات کارهای انجام شده و تغییر یافته
– پیگیری دستور کارها و اخذ تأییدیه‌های مربوطه
– تهیه مستندات اعم از دستور کار و آنالیز بها و روش اجرای کارهای جدید ابلاغ شده خارج از پیمان
– استخراج پیشرفت فیزیکی روزانه، هفتگی و ماهانه
– تهیه و تنظیم صورت وضعیت‌ها به صورت ماهانه
– تهیه و تنظیم صورت وضعیت تعدیل
– در صورت تحویل مقطعی قسمت‌هایی از پروژه ، تنظیم اسناد مربوطه جهت تحویل موقت بخش‌های مربوطه
– استخراج موارد مربوط به تناقضات حین اجرای کار و تاخیرات پرداختی کارفرما و عدم تطابق با بخشنامه‌ها و مستندات قانونی جهت ارجاع به مدیریت پروژه
شرح فعالیت‌های برنامه ریزی و کنترل پروژه
– تهیه منشور پروژه
– تهیه برنامه زمان‌بندی تفصیلی پروژه با توجه به موارد قرارداد
– تهیه برنامه‌های فرعی مربوط به طراحی، و تدارکات پروژه با توجه به برنامه کلی پروژه
– کنترل برنامه‌های زیر پروژه با استفاده از گزارش‌های مسئولین برنامه‌ریزی واحدهای ذی‌ربط
– تعیین بودجه پروژه و مقایسه با هزینه‌های انجام شده با همکاری تیم مدیریت پروژه
– پیگیری و کنترل گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه پیمانکاران مطابق فرمت اعلام شد
_ تجمیع گزارش های روزانه پیمانکاران و ارائه گزارش های هفتگی و ماهانه به کارفرما
– تهیه گزارش‌های پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه جهت مدیریت پروژه و ، دستگاه نظارت و کارفرما
– تحلیل و بررسی وضعیت و مغایرت‌های وضعِ موجودِ پیشرفتِ پروژه و ارائه راهکار اصلاحی
– شناسایی ریسک‌های اجرای پروژه با همکاری مدیریت پروژه و برنامه‌های اصلاحی خروجی از ریسک
– ارائه برنامه کاری جبهه‌های کاری موجود و کنترل آن در راستای رسیدن به اهداف برنامه زمان‌بندی
– برگزاری جلسات کنترل پروژه با حضور مدیریت پروژه و پیمانکاران
– جمع آوری اطلاعات برای تهیه صورت وضعیت‌ها جهت ارائه به کارفرما با توجه به عملیات انجام شده
– مستند سازی پروژه
– ایجاد آرشیو مصور پروژه با تکنیک‌های در نظر گرفته شده
– کنترل گردش فرآیندی اسناد و مکاتبات در تیم پروژه
– مشاوره با مدیر کارگاه و ارائه توصیه‌های لازم
شرح فعالیت های مسئول HSE
–نظارت بر رعایت کلیه مقررات ایمنی
– برنامه ریزی و تهیه چک لیست انواع بازرسی‌های ویژه، بازرسی‌های مستمر و بازرسی‌های دوره ای
– یادآوری موضوع ایمنی در تمام لحظات و برای همه افراد
– تشکیل جلسات برای اعضای کمیته‌ها در مورد مسائل ایمنی
– تشکیل جلسات آموزشی
– تهیه گواهی معاینه ماشین‌آلات
– تهیه و تنظیم صحیح گزارش‌های به هنگام از کیفیت ایمنی کارگاه
– تهیه گزارش حوادث و ارائه آن‌ها به مراجع ذیصلاح مرتبط با موضوع
سوالات کلیدی :
1 – هدف مدیریت پروژه چیست ؟ اﻧﺠﺎم ﺧﺪﻣﺎت برنامه ریزی پروژه مطابق با اهداف سازمانی و طراحی تعیین شده
2- مدیر پروژه کیست ؟ شخصی که مسئولیت راهبری و انجام اثربخش مراحل اجرای پروژه از آغاز تا مرحله اختتام را به عهده دارد.
