گزارش دهی و نحوه تهیه آن در زمینه کنترل پروژه یکی از کارهای مهم و حساس در هر پروژه ای است که نیاز به دقت و تخصص دارد. یکی از مهم ترین بخش های گزارش دهی در پروژه به دست آوردن تاخیرات پروژه نسبت به برنامه زمانبندی اولیه و ابلاغی از سوی کارفرماست که ابزار بصری آن همان نمودار S یا s curve نام دارد. نحوه استخراج s curve برنامه actual از یک برنامه زمانبندی در msp که معمولا به‌عنوان نرم افزار اصلی در کنترل پروژه به کار می رود کاری مهم است.
برای محاسبه آنلاین هزینه ساخت روی گزینه مد نظر خود کلیک کنید
راهکار صحیح برای استخراج نمودار S از MSP
باید توجه نمود ماکرویی که ما از آن برای محاسبه درصد پیشرفت و منحنی S استفاده می‌کنیم پیشرفت برنامه ای را درست حساب می‌کند اما پیشرفت واقعی یا Actual را تنها در صورتی درست حساب می‌کند که ما اطلاعات زمانهای واقعی را وارد نکرده و به اطلاعات ستون Complete% یا همان درصد پیشرفت اکتفا شود.
چنانچه در مورد پروژه ای لازم بود تا اطلاعاتی چون Duration Actual،Duration Remaining، Start Actual و غیره علاوه بر Complete% وارد شود (که کار درست هم همین است)، منحنی S درصد پیشرفت برنامه ای کماکان صحیح بوده اما درصد پیشرفت واقعی یا Actual که در ستون Complete% برای فعالیت اصلی پروژه محاسبه می‌شود بعلت تغییر زمان فعالیتها و همچنین تغییر مقادیر Factor Weight Duration دیگر درست نخواهد بود و لذا توصیه می‌شود از دستوالعمل زیر استفاده گردد.
در گام اول پس از وارد کردن اطلاعات فعالیتها یک نسخه از پروژه کپی گرفته و منحنی S برنامه ای از طریق ماکرو مربوطه رسم می گردد. در گام دوم نسخه اولیه را مجددا باز نموده و Baseline پروژه را Set می‌کنیم. سپس یک ستون محاسباتی از نوع Duration تحت عنوان 1Duration ساخته و آنرا Duration_Cumulative می نامیم و فرمول آنرا به شکل سمت راست تساوی زیر نوشته و آنرا Sum up Role می‌کنیم تا جمع جبری زمانها (و نه زمان مسیر بحرانی یا پروژه) برای کل پروژه به دست آید.
[Cumulative_Duration]=[Baseline Duration]
در گام چهارم از مسیر Schedule-Options- Tools، تنظیم زیر را انجام می دهیم تا زمان فعالیتها برحسب دقیقه نمایش داده شود:
Duration is entered in: Minutes
در گام بعدی یک ستون محاسباتی از نوع Number تحت عنوان 6 Number ساخته و آنرا Factor_Weight_Duration می نامیم و فرمول آنرا به شکل سمت راست تساوی زیر نوشته و آنرا Sum up Role می‌کنیم.
[Duration_Weight_Factor] = [Cumulative_Duration] *100 / ( دقیقه برحسب مجموع زمان ها )
بدیهی است که مجموع زمانها برحسب دقیقه قبلا از ستون Duration Cumulative برای فعالیت اصلی پروژه خوانده شده اند. در گام ششم مقادیر ستون Factor_Weight_Duration را کپی کرده و در ستون WF Paste می‌کنیم. در گام آخر بسته به اینکه گزارش پیشرفت مربوط به چه تاریخی است یعنی همان Status Date، اطلاعات واقعی را تا آن تاریخ وارد می‌کنیم.
سپس عدد پیشرفتی که در ستون درصد کل واقعی برای فعالیت اصلی پروژه به دست می‌آید را به فایل قبلی Excel که در آن پیشرفتهای برنامه ای به ازاء تاریخ های مختلف به دست آمده است برده و در تاریخ همسان با Status Date زیر ستون پیشرفت واقعی کپی کرده و منحنی S هر دو برنامه را رسم می‌کنیم. ضمنا دیگر نیاز نیست تا Baseline پروژه را Set کنیم. حال مطمئن هستیم که این مقایسه درست است زیرا ارزشهای وزنی براساس Baseline Duration محاسبه شده اند که حتی با تغییر زمان، بدون تغییر می مانند.
مطالب مرتبط: آشنایی با نحوه رسم نمودار در MSP مایکروسافت پروجکت
برنامه Actual در MSP چیست و چگونه وارد می‌شود؟
برای شروع باید با انواع وضعیت فعالیت ها (Activity Status) در پروژه و انواع آن که در زیر آمده آشنا شویم.
- آغاز نشده(Not Started) که درصد پیشرفت زمانی برابر با 0% است
- در حال اجرا(In progress): که درصد پیشرفت زمانی بین 0% تا 100% است
- تکمیل شده(Completed): که درصد پیشرفت زمانی برابر با 100% است
مدت به اصطلاح واقعی یا همان Actual بسته به نوع استفاده و زمینه می‌تواند به موارد مختلفی اشاره داشته باشد. در یک مورد، مدت‌زمان واقعی می‌تواند به زمان دقیق بین تاریخی که تاریخ شروع واقعی یک فعالیت طبق برنامه است و تاریخی که تاریخ انجام فعالیت است، اشاره کند. متناوباً، درصورتی‌که فعالیت برنامه به نتیجه برسد، مدت‌زمان واقعی می‌تواند به زمانی بین تاریخ شروع واقعی فعالیت و تاریخ پایان واقعی اشاره داشته باشد.
مدت‌زمان واقعی را می‌توان در هر واحد تقویم استاندارد، از جمله روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌ها اندازه‌گیری کرد و با توجه به شرایط مناسب‌ترین آن‌ها را انتخاب کرد. مدت‌زمان واقعی ممکن است منجر به یافته‌های بسیار مشابه مدت‌زمان تخمین زده‌شده در ابتدای پروژه شود، یا به دلیل عواملی که در آن زمان پیش بینی نشده بودند (تأخیرها، معوقات مالی و غیره)، مدت‌زمان واقعی ممکن است متفاوت از پیش‌بینی‌های اولیه بسیار فراتر رود.
نحوه استخراج s curve برنامه actual از یک برنامه زمانبندی در msp
روش‌های زیادی برای استخراج نمودار اس از یک برنامه زمانبندی بر اساس داده‌های واقعی پیشرفت پروژه وجود دارد. یکی از آن‌ها که نسبت به باقی روش‌ها ساده‌تر است این گونه است که برای رسم نمودار پیشرفت به سربرگ Report رفته و روی New Report کلیک می‌کنیم. سپس روی Chart کلیک کرده پنجره Report Name باز می‌شود. یک نام جدید برای گزارش انتخاب می‌کنیم. بعد از انتخاب نام برای گزارش خود روی OK کلیک کنید تا وارد نمای گزارش جدید شویم.
این نما به صورت پیش‌فرض به شکل نمودار میله‌ای نمایش داده می‌شود. برای ایجاد نمودار پیشرفت باید تغییرات و تنظیمات لازم را در آن ایجاد کرد تا بتوان نمودار پیشرفت را نمایش داد. برای سفارشی کردن آن نیز باید زمانی که این گزارش ایجاد می‌شود، از سربرگ‌های وابسته Format و Design استفاده کرد.
با استفاده از سربرگ Design مربوط به Report tools هم می‌توان به یکسری ابزارها برای سفارشی‌سازی این نما و ایجاد نمودار پیشرفت دسترسی داشت. برای تغییر نمودار پیشرفت به سربرگ Design مربوط به Report tools رفته وارد گروه Insert شده و روی Chart کلیک می‌کنیم؛ اما باید دقت نمود که به منظور ایجاد نمودار اس برای نمایه های واقعی (Actual) می‌بایست بعد از انتخاب Field در کنار صفحه تیک Actual Duration و Actual Cost را زد تا نمودار بر اساس داده‌های واقعی شکل بگیرد.
اما داده‌های واقعی چگونه به دست می‌آید؟ پاسخ این است که در پروژه‌های عملیاتی مانند پروژه‌های ساختمانی کسی که در جریان امور اجرایی پروژه است هر روز گزارش پیشرفت عملیات انجام شده را داده و برنامه زمانبندی را به روز می‌کند. این داده‌ها اطلاعات واقعی یا Actual هستند که باید در ستون مربوط به خود وارد شده تا در زمان لازم مورد استفاده قرار گیرند.
کارایی پیشرفت واقعی برنامه زمانبندی
هدف اصلی آگاهی از پیشرفت واقعی برنامه زمانبندی و در نتیجه انحراف آن از برنامه زمانبندی مبنا محاسبه تاخیرات یا به صورت صحیح‌تر انحرافات اجرای پروژه است. تأخیر در پروژه‌ها امری رایج است و عوامل متعددی بر روی آن نقش دارند. از مدیریت و کنترل پروژه یک پروژه ساده ساختمانی گرفته تا پروژه‌های بزرگ نظیر سدسازی، تونل سازی و… همگی دارای تأخیر هستند.
باید با توجه به محدود بودن منابع و رقابت شدید در این حوزه‌ها، به دنبال علل و ریشه‌های تاخیرات در پروژه‌های سابق خود بود تا در پروژه‌های آتی این موارد را برطرف نماییم. به عنوان مثال پروژه بیمارستان شهید هاشمی نژاد مشهد که از سال 1389 شروع شده بود و حداکثر 4 سال زمان می‌برد بعد از گذشت سال ها فقط 20 درصد آن تکمیل شده است. باید افزود تأخیر یکی از مهم‌ترین وقایع رایج در پروژه‌های کشور است.
این مشکل در اکثر پروژه‌ها از پروژه‌های ساده ساختمانی تا پیچیده‌ترین آن‌ها نظیر پروژه‌های پتروشیمی، سدسازی و تونل سازی رخ می دهد. به همین دلیل امروزه اکثر کشورهای پیشرفته و در حال توسعه با علم به محدود بودن منابع در اختیار و بازار رقابتی شدید جهت استفاده بیشتر از منابع و کسب سود بیشتر به دنبال ریشه یابی علل تأخیر در پروژه‌های گذشته هستند ، تا با ارایه راه کارهایی از میزان تاخیرات در پروژه‌های آتی بکاهند و یا با شناخت مقصران تاخیرات پروژه، نسبت به دریافت خسارت اقدام کنند.
مطالب مرتبط: فایل اکسل نمودار اس ؛ چگونه نمودار اس (S Curve) رسم کنیم؟
سخن آخر
نحوه استخراج s curve برنامه actual از یک برنامه زمانبندی در msp از بسیاری از جهات برای به ثمر رساندن یک پروژه در محدوده مجاز زمانی و مالی مهم است زیرا با مانیتور کردن پیشرفت کار می‌توان عوامل تأخیر را شناسایی و بر طرف نمود. متری چند با ارائه برنامه های زمانبندی دقیق به کاربران و دست اندر کاران پروژه‌های ساختمانی این امکان را می دهد که برنامه‌ریزی دقیقی برای پروژه‌های خود در دسترس داشته باشند.
سوالات کلیدی :
- چگونه برنامه زمان بندی پروژه خود را به صورت آنلاین بدست آوریم ؟
متری چند با ارائه برنامه های زمانبندی دقیق به کاربران و دست اندر کاران پروژه‌های ساختمانی این امکان را می دهد که برنامه‌ریزی دقیقی برای پروژه‌های خود در دسترس داشته باشند.
- اهمیت استخراج s curve ازز یک برنامه زمان بندی چیست ؟
نحوه استخراج s curve برنامه actual از یک برنامه زمانبندی در msp از بسیاری از جهات برای به ثمر رساندن یک پروژه در محدوده مجاز زمانی و مالی مهم است زیرا با مانیتور کردن پیشرفت کار می‌توان عوامل تأخیر را شناسایی و بر طرف نمود.
